职场电子邮件礼仪资料.ppt

职场电子邮件礼仪 为何要学习电子邮件礼仪？ E-Mail 涉及点 关于主题： 邮件 主题 反映文章的内容和重要性 一定不要空白标题 巧用特殊字符突出标题 一封邮件只针对一个主题 标题要简短，不宜冗长 回复邮件时适当更改标题 关于称呼与问候： 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要所性别搞清楚 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL 以上总结： A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ 2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！ 关于正文 ： Email 正文要简明扼要，行文通顺 注意Email 的论述语气 Email正文多，可用1234之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择10~12号字，宋体，黑色。 关于正文 ： 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. 张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间 主题 9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总 10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？ 关于附件 ： 1 2 4 5 6 * 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 只在必要的时候才使用英文邮件 1 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择： * 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 2 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择： * 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 3 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择： * 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4 选择便于阅读的字号或字体 选择便于阅读的 字号或字体 4 语方的选择： 结尾签名： ?签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息 ?对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 ?设置多个签名档，灵活调用。 ?简体、繁体或英文，以免成出现乱码； ?字号一般应选择比正文字体小一些。 结尾签名： 签名信息内容（范本） 签名设置 点击“选项” 收件箱页面— 点击“工具” 点击“邮件格式” 点击“签名”， 新建签名信息 ******************************************** 人事行政处(PA)/人力资源部(PN)/XXX 冠捷科技集团 TPV Technology Group 冠捷电子（福建）有限公司 Top Victory Electronics (Fujian)Co.,Ltd. 地址(Add)：中国福建省福清市元洪路上郑 Shangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fujian Province,PRC 邮编(Postcode)：350301 电话(Tel)：+86-5912510 传真(Fax)：+86-27手机(Mobile)电邮(E-mail)：dion.yang@ MSN：dio