秘书实务：信息收集和管理、内部资料管理资料.ppt

专题一：信息收集和管理 信息是一种资源 information；message；news 21世纪是信息时代。 搜商（正确、快速、有效） 如何收集 原则：针对性 准确性 全面性 及时性 计划性 系统性 预见性 如何收集 方法：明确目的，即 收集什么内容 从哪里收集 怎么去收集 收集什么内容 行业（系统）：上级、外单位 社会信息：系统外 历史信息：历史档案等 从哪里收集 内部渠道+外部渠道 常规渠道+非常规渠道 （实地调查、讨论会、咨询会） 怎么去收集 调查法（调查问卷） 检索法（网路信息） 交换法（对外交流） 采购法（市场渠道） 实操项目： 请利用课余时间收集如下信息： 1.文秘专业的发展沿革 2.文秘学生的就业状况 3.学校行政机构设置 4.秘书（学）的历史 二、内部资料管理 回顾上次课内容： 信息收集要求： 日常留心 积累资料 学会辨析 去伪存真 小故事 一位求职者去百度面试，主考官问：“你好。请问你是从哪里了解我们的招聘信息？” 求职者不假思索地回答：“您好，主考官。我是从google (谷歌）搜索到的。” 请思考：这则小故事给我们的启发是？ 内部资料的管理 解决两大问题： ◆内部资料从哪里来？ ◆内部资料如何整理？ 内部资料从哪里来？ 内部资料如何管理 总结 LOGO LOGO LOGO LOGO 信息收集和管理 内部资料管理 制作人：高国昌 2013年4月 信息（是什么？） 如何收集？（原则、方法） 如何管理？（方法） 收集信息 （所有） 内部资料（初步） 形成 特点：有用的但不能有效使用 ■整理（性质、内容或特征等进行分类；汇编；分析） ■立卷（给资料确定名称。立卷方式。原则：长久使用，通用） 立卷方式：按问题、按作者、按时间、 按地区、按名称、按机关等。 ■存储（入库存放。纸质资料，电子资料） ■检索（建立检索系统。非常有必要，必须的。） ■传递（对外输送。要求。途径。） 要求：及时、快速、经济、准确、保密 途径：电讯传递、邮路传递、新闻传递、直接送达 收集信息 （粗糙） 内部资料（初步） 形成 特点：有用的但不能有效使用 四步流程 信息 （有用、有效）