001文件与记录管理程序解析.doc

版本修订历史记录 序号 修订内容 修订人 修订日期 版本 备注 1 新版发行 ---- ------ A/1 1.0 目的 　 确立本公司体系文件(包含有害物质过程管理)的编制、审批、编号、收发、影印、发布、修改、保管、回收及作废等过程作出规定，从而确保公司体系文件的有效性。 2.0 范围 　 适用于本公司质量、环境、有害物质管理文件的管制。 3.0 定义 A.管理手册：按标准条款的要求制定，描述了公司必须实施的质量、环境、有害物质管理体系，明确了公司的质量/环境方针、组织结构和体系要素的要求。 　 B.程序文件：规定实施质量、环境、有害物质体系要素所涉及的质量、环境、有害物质涉及过程要求，明确其目的、范围、职责、步骤、文件和记录，是管理手册内容的扩展和支持性文件。 　 C.作业指导书：制定产品、制造及检验和安全操作等作业方面起指导性作用的文书（岗位职责、检验基准及其它基准）。 D.表单：落实及维持各系统动作之佐证资料所使用的空白表格。 E.制订：各项文件之原始编撰或提出制作行为。 F.修改：对既定文件内容进行修改或增订。 G.收发：依单位实施文件的发放及经修改发放后原单位保留的原文收回。 H.文控中心：负责文件之编号、维护、保管及指派撰稿者等工作。 I.外来文件：各类外来法律法规、标准、规范、技术资料等。 4.0作业流程 4.1文件控制 权责部门/人 作　业　流　程 作　业　要　求 相关文件/表单 制定单位 4.1.1制定：文件的制定需由主办单位依各类文件的格式拟稿并填写《文件申请表》批准后再进行审核/会签。 4.1.2修改：文件的修改必须有需修订部门填写《文件申请表》进行审批。 4.1.3废止：文件与资料不符合现状须废止时，须由原部门填写《文件申请表》进行审批。 《文件申请单》 管理代表 部门主管 4.1.4文件审核会签及核准依权责表5.1进行。 权责部门/人 作　业　流　程 作　业　要　求 相关文件/表单 文控中心 4.1.5会签后的文件由文控中心进行统一编码，文件编码不应有重复现象。 4.1.6文件的编码依5.2编码原则进行，编号后的文件记录于《文件总览表》。 《文件总览表》 文控中心 4.1.7文件发放/收回，需发行文件之原稿由文控中心建档保存。文控中心根据需求单位之需求影印相应份数文件并加盖蓝色“受控文件、正本”章且记录于《文件发放/收回一览表》进行发放、签收。 4.1.8文控中心发放参考文件或使用单位必须保留之过时/无效文件需加盖红色“非管制文件、仅供参考”章、收回无效文件则盖红色“作废”章。 4.1.9收回修改及废止文件时应核对发放记录，若有遗失需应说明原因，由原签收部门/人签字确认。 4.1.10程序文件表格应附在文件后面一同发放，背面加盖蓝色“受控文件、正本”章，使用部门根据情况自行影印或申请印刷。 《文件发放/收回一览表》 文控中心 4.1.11发行之文件，由各使用单位指定专人集中保管，文件须置于容易维护及取得地点，作业场所应有适当的相关文件。 4.1.12经发放的文件原稿(不含4.13所规定之文件)，均由文控中心列册保存，电子文件由文控中心于计算机中分类保存. 文控中心对有发行的历次旧版原稿盖红色“非管制文件、仅供参考”章予以保存，原稿及电子档不得借离文控中心。 4.1.13属公司机密(受管制单位之文件)之文件原稿，由制订单位列册保存，电子档也需保存。 《文件申请表》 权责部门/人 作　业　流　程 作　业　要　求 相关文件/表单 4.1.14各相关部门收到外来文件应填写《文件申请表》交由文控中心登录，其发放回收程序依公司内文件发放、回收流程执行。 4.1.15各单位不得自行影印正式文件并盖章。文件需求份数增加、缺页、破损、字迹模糊，应由需求单位填写《文件申请表》，经核准后向文管中心申请补发。 4.1.16文管中心每半年发行一次《文件总览表》》 4.2.1记录表格由使用部门制定，部门领导签字交由文控中心编号后使用。 4.2.2表格的修改经部门领导批准后交文控中心提供最新版本。 4.2.3所有空白表格由文控中心保存原始表格一份，原使用单位保存一份并妥善存放。 各部门 4.2.4各部门对制定的表格提供保存期限,规定记录之保存期限记录于《文件总览表》呈管理代表核准后生效，由各部门妥善保管以备查。 4.2.5各部门填写相关记录时，应按表格要求进行填写。记