酒店管理手册行政保卫篇要点.doc

行政保卫篇 第一节 组织机构图 主管岗位职责与工作内容 行政保安主管 【管理层级关系】 直接上级：总经理 直接下级：保安 【岗位职责】 负责酒店安全保卫和行政事务工作管理的全面领导；制定有关酒店安全的各项规章制度和工作计划；督促、检查实施落实情况。 【工作内容】 1．负责组织制定有关酒店安全的各项规章制度和保安部的工作计划。 2．负责部署、安排保安部和行政部的工作；督导、检查保安部和行政部工作的实施落实情况。 3．负责酒店安全委员会、消防安全委员会的日常工作。 4．定期对保安部、保安员进行思想教育和业务技能的培训。 5．督导、检查酒店各个部门的安全岗位责任制的落实。 6．负责对保安部保安人员的聘用、选拔、晋升、考核和奖惩。 7．做好总经理或上级公安、安保机关交办的有关工作。 工作项目、程序与标准 盖酒店公章和开具介绍信 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．申请批准 ①由个人或部门提出申请； ②申请中写明时间、地点、人物、联系单位和事由； ③一般交由部门经理审阅签字；以酒店名义对外行文，要交总经理审批。 2．登 记 ①由经办人手持批文，到行政办公室办理登记； ②登记时写明经办人、联系单位、事由等。 3．盖章开信 ①按申请批文所示内容，清楚、准确地填写介绍信； ②禁止开具空白介绍信； ③将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。 二、交换文件 （一）发文 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．接受指示 ①接受酒店领导或部门领导委托； ②问清收件人姓名、单位、文件发送时间及地点； ③清点文件份数。 2．登记 ①登记时写明发文日期、委托人、收件人、单位、文件份数等； ②字迹清晰，易认。 3．送文件 ①在委托人要求的时间内将文件送到收件人处； ②文件交给收件人时，请其在发文本上签字，写明收文日期及时间。 4．汇报 送文件回来后要向委托人简要汇报送文过程。 （二）收文 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．取文件 ①在上级主管单位指定的时间去取文件； ②接受临时取件任务时，需问清发文单位、地址、联系人、及文件份数等。 2．收文登记 取回文件后，填写收文记录，包括取件委托人、发文单位、联系人、取文件时间及日期等。 3．文件交待 ①将酒店行政文件交给办公室秘书； ②将受委托取回的文件交给委托人； ③文件交待时需在收文本上签字。 三、酒店行政文件的登记及传阅 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．登记 ①行政办公室秘书接到取回的文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及收文编号等； ②在每份文件的右上角空白处盖收文章，写明收文日期及收文号； ③填写文件传阅单，每份文件一张，并钉在文件封面。 2．传阅 ①文件登记后放入文件传阅夹交部门经理（急件放在最上面，并标上记号）； ②部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期； ③秘书将文件夹送店领导传阅。顺序按先总经理，后其他部门经理； ④遇有保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。 3．批示处理 ①文件夹返回后，翻阅每份文件传阅单，检查是否有店领导批示； ②有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期； ③无批示的文件暂放行政办公室存档，年终统交酒店档案室保管； ④上级主管部门要求收回的文件要在指定的时间交回，并办理相应手续。  四、以酒店名义向外发文 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．审批 ①各部门受店领导委托或遵上级主管部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，在行政办公室填写发文表，连同原稿一起交主管店领导审批； ②发稿被批准后，到行政办公室要发文号，并登记。 2．打印 ①发文部门持原稿和批件到酒店商务中心打字（或自己打字）； ②校对； ③打印，上报文件份数一般为报告二份，请示二份，简报三份。 3．发出 ①到行政办公室在打印好的文稿上加盖酒店公章； ②将稿件装入信封，并在信封上写明收文单位及收文人； ③将封好的文稿交行政办公室机要员，说明发送时间及有关事宜； ④原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档，年终交酒店档案室统一保管。 注： 酒店的对外经济合同必须由总经理和财务部经理签字后加盖酒店公章，正本由财务部存档。 五、向上级主管部门报送信息 程 序 与 标 准 程 序 标 准 1．收集 ①经常向店领导征询酒店信息； ②参加酒店有关会议； ③认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件； ④定期向各部信息员约