李革增—行政秘书档案管理详解.ppt

做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * 聚成华企在线商学院 行政秘书档案管理 讲师：李革增 一、什么是档案管理 档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。 二、如何管理文档 1. 分类 原则：方便使用、操作简单、设置合理 方法： 按工作的主要内容分：例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。 按公司部门分：例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。 按事件的处理状态分：如：已完成文档、未完成文档、办理中文档。 2. 整理 原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后； 方法： （1）根据使用的频率来整理文件，最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）把暂时不用的文件移走。 （3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。 （4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。 3. 存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件： 硬盘 光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。 4. 更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外） 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。 三、信息、情报管理 1. 信息的概念及其特征 概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映， 包括自然信息和社会信息 2．信息在企业工作中的作用 战略决策 企业经营 市场销售 3. 企业信息的分类（技术、生产、市场） 在今天的世界上，只要你打个瞌睡， 机会就消失了。 情报是防止你打瞌睡的闹钟。 ——TI公司的全球营销副总裁 4、信息情报的收集来源 （1）相关行业的报纸、杂志、图书 （2）图书馆、互联网 （3）从相关部门、企业购买 （4）通过同行业索要、交换 （5）从广播、电影、电视中获取 （6）通过专利机构咨询 （7）通过工商主管机构了解 （8）通过咨询公司了解 （9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员 （10）向有关国家和部门了解 5．原则和基本要求 工作原则——追踪原则、超前原则、选优原则 行政文秘信息工作的基本要求——及时、全面、适用 6．信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买 信息的处理——整理加工、储存、使用 7. 信息情报的分析 8．信息情报整料的贮存和使用 信息情报资料的科学贮存 分类、建立贮存检索系统、保存 信息情报资料的使用 决策支持 分级使用 保密 及时更新 “教育是为美好生活作准备！” ——斯宾塞 Thanks！ * * 做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * * *