《文件管理》第2章：文件工作讲解.pptVIP

第二章 文件工作 第一节文件工作的性质、作用、基本原则与要求 文件工作的性质 第二节 文件工作的任务 意义 内容与要求 一、文件工作现代化概述 ? 文件与档案的一体化管理 文件与档案的一体化管理是指将文件与档案从宏观上视为一体，对其实施系统管理与控制。 二、文件工作现代化的基本要求 第三节  文件工作的分工、职责与组织形式 二、文件工作的组织形式及其选择 三、文件工作人员的任职要求 第二章 考核要求领会 第二章 考核要求应用 一、文件工作的分工、职责 单位业务部门负责人 1、领导与组织； 2、审核文件； 3、签发文件：审定签发以本部门名义发出的文件； 4、 办文；； 5、撰拟一部分比较重要的文件。 一、文件工作的分工、职责 文件工作人员 总体来看文件工作人员应承担文件的收发、启封、登记、分办、组织传阅、用印、清退、归卷、保管、催办、注发等工作，因单位级别、规模的不等，有些可能由一个人承担，由些可能只承担其中的几项任务。 组织形式 1、集中式：是指机关的全部文件工作，除文件的承办外，其他环节都集中由综合部门统一处理 2、分工（分散）式：是指机关的全部文件工作由机关的综合部门和机关的业务部门共同分工承担。 组织形式的选择 必须从本机关的实际需要出发，选择与本单位职权任务、内部机构设置、收发文数量、驻地分布及文件人员的配备情况相适应的组织形式。 政治素质与工作作风 业务素质 1、应当具有系统的文件管理的知识； 2、应当具有熟练的工作技能； 3、应当具有一定的公关能力，善于处理与调节人际关系。 ⑴文件办理工作的任务； ⑵文件工作现代化的含义； ⑶文件工作现代化的产生原因； ⑷文件工作人员的任职要求 。 第二章 考核要求识记 * * 学习目的和要求： 了解文件工作的性质、任务及重要作用；掌握文件工作基本原则与要求；熟悉做好文件管理工作与文件工作现代化的基本理论；明确文件工作的分工、职责与组织形式；文件工作人员的任职要求，为做好文件管理工作奠定基础。 文件工作的性质 文件工作的重要作用 文件工作的基本原则与要求 文件工作的性质 1、综合性：表现为工作本身有综合性，与其它工作相互融合、渗透。要求：必须试行集中统一管理。 2、专业性与技术性：有特定的工作范围、运动规律、专用术语、处理手段，操作环节上有技术要求。要求：更新观念，加强学习。 3、机要性：由文件的属性与效用决定。要求：严格规章制度；良好的政治素质和工作态度；技术保障。 4、时效性：文件的针对性和现实有效性的特征决定了文件工作的时效性。要求：完备的规章制度；实效观念；提高自动化水平。 文件工作的性质 文件工作的重要作用 文件工作的基本原则与要求 文件工作的重要作用 重要作用 实现机关职能的重要条件 国家档案事业的重要基础 1、经办理归档手续后，这部分文 件即转化为档案，保存在机关档案 室供机关查考利用； 2、根据文件运动周期的理论，有 查考保存价值的文件，在现实使用 后要进入暂时保存和永久保存的阶 段。 1、机关工作的纽带； 2、机关接受与传递信息的通道； 3、机关联系人民群众的途径； 4、领导与业务部门的工作助手； 5、机关保密工作的重要环节。 历史意义 现实意义 文件工作的性质 文件工作的重要作用 文件工作的基本原则与要求 文件工作的基本原则与要求 总的目标 总的原则 《条例》和《办法》第一条规定：为……公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定…。 实事求是是我党一贯提倡的工作作风，因此，文件工作必须以实事求是作为总的原则。 基本原则与要求 1、准确原则：文件工作的质量是文件工作的生命，文件工作质量的核心就是准确，准确原则贯穿于文件工作的全过程。要求：建立规章制度；建立监督机制；提高质量意识，加强责任感。 2、精简原则：精简文件、精简文件处理手续。要求：不解决实际问题的、可发可不发的文件坚决不发，必须发的确定主、抄送机关，严格控制印数；明确职责、减少层次、推行文件与文件工作标准化。 3、高效原则：必须保证文件现实效用的及时发挥。要求：文件处理上作时限规定，详见P66。 4、保密原则：文件工作的机要性决定了文件工作必须遵循保密原则。要求：加强保密意识、保密纪律教育，落实保密措施。 四原则相辅相成、密切相关： 没有质量，保密、高效变得毫无疑义； 没有保密与高效，质量不能落到实处； 没有精简，质量、高效受到影响。 文件办理工作 文件管理工作 文件工作现代化 文件办理工作 文件工作的任务 1、拟写与制作文件 2、传递文件 3、办理文件 4、处置办结文件 （1）立意； （2）撰拟； （3）审核修改； （4）核准确认； （5）制作正式文本； （6）