档案管理示例-石家庄物业公司讲解.ppt

物业档案管理 培训提纲 第一部分：档案管理的目的 第二部分：档案室设置要求 第三部分：各类档案的建立 第四部分：档案许可、保密、保存、销毁 第一部分：档案管理的目的 1、规范档案编号、分类、整理、保管和借阅工作 2、规范档案管理是实现物业信息化服务的奠基石 3、档案管理规范化、标准化是物业服务规范化、标准化的具体体现 4、创市优、省优、国家示范工作亮点展示迫切要求 第二部分：档案室设置要求 一、档案室选址 1、档案室最好安排在二楼以上的楼层，如果无法满足，则地面高度应选比首层基准地面600mm以上空间。 2、档案室不宜设在有给排水管、雨水管、消防栓等设施的室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。 第二部分：档案室设置要求 二、档案室门、标识设置 1、一般室门高2m，宽1m，特殊馆室可加高，加宽门。要求门采用防火防盗门，窗户加防盗窗、必须加防尘橡胶条密封，窗户建议装双层玻璃并严格密封。 2、防盗门上框距下方30㎝设置醒目的档案室标识。 标识牌 防盗门 第二部分：档案室设置要求 三、消防设施、卫生洁具配备要求 1、室内明显位置配置灭火器2个、并张贴使用方法标识牌。 2、配备必要清洁工具、定期打扫室内卫生保持室内洁净度。 灭火器及使用说明 清洁工具 第二部分：档案室设置要求 四、室内防潮、防蛀虫要求 1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温湿度范围采暖期夏季：温度 14℃～24℃；相对湿度45%～60% 。注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。 2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。 3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。 4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。 5、室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。 第二部分：档案室设置要求 五、档案柜配置及选材要求 1、10㎡以下项目可配置档案室面积25㎡--30㎡；室内档案柜采用单个文件柜组成，建议采用洛阳永威YW-39型通玻对开柜、YW-60立式档案柜。（单独使用） 存放运作档案样柜 存放业主档案样柜 石家庄公司实例 第二部分：档案室设置要求 五、档案柜配置及选材要求 2、10㎡--30㎡以下项目可配置档案室面积30㎡--50㎡；室内档案柜采用多个文件柜并列组成，建议采用洛阳永威YW-39型通玻对开柜、YW--12对开门柜。（采用以下柜子组合） 多组合存放档案样柜 石家庄公司多组合文件柜实例 第二部分：档案室设置要求 五、档案柜配置及选材要求 1、30㎡以下项目可配置档案室面积50㎡--100㎡；室内档案柜采用定制密集架柜组成，建议采用洛阳永威YW--M--60密集架。 密集柜样板柜 石家庄公司密集柜实例 第三部分：各类档案的建立 一、档案目录建立要求 1、档案目录分类 档案目录分为三级目录：分别为一级目录（总目录索引）、二级目录、三级目录；通过日常管理实操，实施分目录分级管理非常方便各类档案的查找。 一级目录明细演示如下： 档案台账一级目录索引 档案总目录 总目录明细 第三部分：各类档案的建立 一、档案目录建立要求 1、档案目录分类 二级目录演示如下： 档案柜内桌牌二级目录 第三部分：各类档案的建立 一、档案目录建立要求 1、档案目录分类 三级目录演示如下： 档案盒内三级目录 第三部分：各类档案的建立 二、档案编号及目录要求 公司、物业服务中心编号： 1、物业服务公司 编号为：※ ※ （公司英文缩写） 2、物业服务中心 编号为：※ ※ （物业服务中心英文缩写） 部门编号 1、 行政、人事部 编号为：X·Z 2、 客服部 编号为：K·F 3、 秩序维护部 编号为：Z·X 4、 维修部 编号为：W·X 5、 环境部 编号为：H·J 第三部分：各类档案的建立 二、档案编号及目录要求 档案号为：采用年月份编号+档案序号，200605001、200605002… 档案编号举例 ※ ※（物业公司编号）-※ ※（物业服务中心编号）-※ ※（部门编号）-※ ※（类别编号）-※ ※（档案序号） 石家庄物业公司编号为：SJZWY 石家庄阿尔卡迪亚荣景园物业服务中心编号为：SJZAKRJY 编号图例一