14技术人员周例会制度、工作日记详解.ppt

技术人员周例会制度、工作日记 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 1、定义和作用2、主要内容3、周例会的流程 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 一、技术人员周例会制度 1、周例会定义 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 周例会是项目参与技术人员在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。技术部、财务部、工经部、物资部、安质部及试验室等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等，共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析，调整下一周的项目任务计划。分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系，周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中，全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目，而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化，项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下，项目的周例会或许是没有存在的必要性了。然而现实是需要我们尊重这些假设，并且需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更。工程项目的特点之一就是在变化中建设，在变化中更成熟。 2、周例会内容 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 一般在项目初始阶段，就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明。主要有以下几点内容：周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的，其中关于项目的周例会的相关规定，也会在项目的生命周期中进行调整。 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 无论如何调整周例会的规定，周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如：会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节，变更人员，调整审核的约定时间，审核的手段方式等，但审核本身是必要的，会议纪要一定需要各方的审核后，才是可以存档与发布的版本。 3、周例会的流程 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 准备工作 ①确定周例会的主题 周例会参与方较多，大家时间都很宝贵，因此会前沟通以明确会议主题十分必要。在周例会召开前事先与技术部、物资部等各部门负责人进行沟通，讨论本周例会可能会谈及的问题。 ②例会通知 通知方式包括邮件、短信、电话等，一般由办公室主任提前一天通知。 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 举行例会 ①项目整体状态介绍：由项目经理来介绍项目当前的状态。包括资源、计划、工作范围是否存在变化，对于发生变化的地方，需要特别说明。　 ②上周工作总结：介绍上周工作总结。重点介绍工作任务的完成情况，需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案。　　 ③下周工作计划：介绍下周的任务计划安排。对于每一项任务安排，需要确明记录任务名称、简要说明、完成时间、完成标志（交付物或签字确认等）、各部门负责人。　 中铁七局集团第五工程有限公司郑州地铁5号线8标 ④问题讨论：介绍项目当前面临的问题。每个问题需要列出问题的简要说明、解决状态、提出时间、解决负责人、影响分析。　　 ⑤风险讨论：介绍项目当前面临的风险。每个风险需要列出风险简要说明、发生机率、影响范围、规避负责人员、规避方案、提出日期等。 ⑥总结例会内容：周例会结束之前，需要由会议