会议管理___中高层管理培训课程解读.ppt

讲师：王家明 Meeting Management会议管理课程提要 目 录 INTRODUCTION简 介 会议（该死的？）会议 首先，会议是什么？ 这看似一个显而易见的问题。所谓会议，就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策。而且它会引发种种问题。 任何会议都要事先进行计划、考虑并着眼于如何使之顺利进行来加以引导；否则极易陷入混乱之中。 因此，不论会议是： 大还是小 正式的还是非正式的 长的还是短的 也不管出席者是何种资历、经验水平、角色和意图，如果会议想要真正成功的话，那它必须在各个细节上都有条不紊地进行。 但是当心，别以为只有正式会议才需要仔细和注意——是会议都得这样，即使是十分钟的两人会议。往往是那些看上去不太正式的会议才是粗心大意容易导致问题的地方。 会议能干些什么？ 会议只是一种交流方式，它可以在多方面起到作用： 而且通常在一个会议中这些作用肯定会兼而有之。 总的说来，会议的目标通常是促进决策、行动或变革——所有这些都带着建设性的目标。 会议成本 无论会议能做什么，它们都得花费一定的成本。 会议可能需要场所、设备（视觉辅助设备）、饮料——但首先——它需要的是时间。准备会议的时间，前往会议地点的时间，参加会议的时间。 此外，会议总共需要的时间还要在此基础上乘上参加的人数。一次8个人参加的2小时的会议需要16个小时，如果加上准备或在路上的时间，可能要20人小时或者更多。 那么这些时间的成本是多少呢？举个例子来说，一个年薪2万英镑（一次性养老金、一整套福利及其他成本都包括在内）的人每小时的成本至少是20英镑。在上例中，如果每个出席会议的人薪金水平都是这样，那么会议的成本就要超过300英镑！而且这还只是人力成本。 任何会议的潜在价值都必须相对于会议的成本来加以权衡。 机会成本 你必须把机会成本铭记在心。换句话说，要考虑到如果这些人不是在开会，那他们会在做其他的什么事，而那些其他的事又价值几何？ 在此同样要乘以人数。如果他们全都在做其他的事，那么这些事能取得什么样的成果？这些成果会不会比开会更有价值呢？ 因此，永远不要 说“只是一次会而已嘛” 认为会议的成本是微不足道的 忽视任何成本 要按照“会议人时”来考虑问题并确定会议是否值得。 即便会议是必须的，确实需要，但是（一个大大的但是）仍然要使会议的产出大出投入。 风险 会议能够，而且必须是建设性的和有用的，但我们还要考虑到它可能面临的风险，以便积极地去避开这些风险。 这里举出九例糟糕会议的可能后果： 浪费时间 浪费金钱 分散了对更为重要的任务的注意力 减缓进程，延误行动 制造分歧 挫伤士气 成为夸夸其谈和争执不休的舞台 滋生办公室政治 造成嘈杂和混乱 结果是作不出什么决策（或者错误的决策）；或者是痛哭流涕。 尽管有风险…… 虽然糟糕的会议会成为一场灾难，但好的会议在具体的实践中却不只是有用——人们需要这样的会议。 会议开得过多或过少都是错误的。对大多数人而言，会议大有裨益（这还不一定包括会议的商业动机）。比如，会议可以： 使人们获得最新的信息 创造与他人共处的融洽氛围 提供被倾听的机会 成为社交聚会 提供与组织中其他职能部门的人接触的机会 建立正式工作之前或之后有用的非正式交流 增加人们露面的次数和扩展社会关系的机会 拓宽经验范围，并成为一个学习的机会 记住，人们很容易抱怨会议，但这仅仅意味着他们参加的会议是糟糕的或与他们毫不相干的。好的会议不管是对他们自身的权利来说，还是对提高整体士气来说，都是有利的。 BEFORE THE MEETING会 前 一个大问题 现在，我们已经知道了确保会议的成功和价值的成本和难度，在安排会议的时候，首先要问的问题其实很简单。 开这次会真的有必要吗？ 坦率地说，有些会议的问题并不在于组织得不好、持续的时间过长或者是没有获得实质性的结果，而在于：它们从一开始就压根儿不该举行。 不要因错误的理由（或毫无理由）举行会议 把时间和成本考虑在内 预先做好准备 会议还是……？ 在你张嘴说“我们开个会吧”之前，想想是否还有其他办法。 不要在没有问过以下一些问题之前就想到开会： 是为了争论还是咨询？ 能用其他方法传递信息吗？