案例92思虑周密的佟秘书解析.ppt

案例92 思虑周密的佟秘书 思虑周密的佟秘书 佟影是市商贸局的办公室秘书。近几年看来，市里大力发展经济，提出优惠政策招商引资，来市里洽谈合作投资项目的外国公司络绎不绝。 这天，局领导跟佟影说：“后天，法国的一家大公司要来市里商洽有关合作的事宜。这是一家国际知名的服装设计制造公司，市政府领导很是重视，要求我们一定要接待好，争取合作成功。他们后天下午到达，晚上 为他们接风洗尘。你准备一下， 拟定一份正式宴请的名单，交 给我过目。” 佟影是老秘书了，经验很丰富，很快就按照领导的意思拟定了一份名单，包括五名法国外宾、局长、主管副局长、当然还有她自己，考虑到市里领导很是重视这次合作，名单里还有市里主管经济的刘副市长。 名单提交后，局长很是满意，对 佟影说：“不错，就这样吧。刘副市长我 来请，其他人你负责请，要准时参加。” 经验老到的佟秘书又向局长建议说：“局 长，我们是否还得多考虑到一点，万一 刘副市长有要事来不了，我们必须考 虑有合适的人选来替代他；否则会降低 接待的规格，同时，由于时间紧，这个 替代人选还得不介意我们临时通知，局 长您看谁是合适的人选呢？” 局长说：“小佟，你考虑的很周到，就李副市长吧，我跟他是老同学，关系不错。我跟他打声招呼，刘副市长实在来不了，就请他救场，应该没什么问题，我现在就给他打电话。” 分 析 与 评 述 本案例中佟秘书不愧是经验丰富的秘书，在拟定宴请客人名单时考虑的很周到。即领会了领导的意图，确定这是一次高规格的接待，体现市里和局里对这次合作谈判的重视；又考虑到万一重要的客人来不了，由谁来替代的问题。能及时的向领导进言，提醒领导这个代替客人应该是身份地位相当，不介意充当替代人和临时通知他的人选，并最 终由领导拍板确定和邀请合适的人选。 思 辨 题 1.秘书的拟定宴请客人名单时应该考虑哪些方面的因素？ 答：客人的身份地位、邀请顺序, 准时到达及有所准备 的领导，具体视宴请规模而定。 。 2.重要的客人或替代人由秘书出面邀请合适吗？为什么？ 答：是不合适的。因为邀请时要注意对方的身份，替代人也是替代重要的客人，跟重要客人拥有同样的地位,在邀请上还是要讲究身份地位相当才好. 3. 宴请的替代客人应该怎样确定合适的人选？ 答：应该是身份地位相当，考虑到此人的时间及要事，还有就是替代者的关系，要避免打扰对方，不介意是代替客人，还要有时间接受临时通知。领导拍板确定后一定要亲自去邀请。