第五章会议策划方案的实施分析报告.pptVIP

第五章 会议策划方案的实施要点 第五章 会议策划方案的实施要点 一、会议工作的内容及流程 二、会议工作范围 三、会议工作分工 一、会议工作的内容及流程 一般的会议工作内容和流程分成三个阶段： 会前准备阶段 会议实施阶段 评估总结阶段 邮寄 计划邮寄多少材料；邮寄名单是怎样的；什么时候进行邮寄；当地的邮局规定是什么；参展商需要邮寄哪些材料；是否考虑了邮寄成本和反馈率；应该单独邮寄每一份材料，还是将几份材料一起打包邮寄，等等。 二、会议工作范围 会前准备阶段 会前准备即对会议的事前计划，它是为了达到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。 一般包括以下内容： ? 会议策划 ? 会议选址 ? 制定营销方案 ? 制定预算 ? 会议策划 1、策划委员会 策划委员会工作包括： 制定目标 确定人选 具体运作 2、会议策划方案 策划方案的内容主要包括： 谁（Who） 谁被邀请？实际有多少人会出席？ 什么（What） 会议形式是什么？会议的形式可以影响预算。 何时（When） 有效的组织会议需要充分的时间，必须考虑到财政年度、节假日和其他时间冲突等因素。 何地（Where） 会议将在哪里举行？ 为何（Why） 会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。 如何（How） 指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务或IT设备等。 ? 会议选址 1、会议选址的类型 酒店 会议中心 大学 轮船 疗养地 主题公园 公共建筑 公司内部的会议地点 2、会议地点的选择 一般可以从以下几个方面加以考虑： 距离和交通情况 举办会议的历史 住宿 费用 安全 会议地点的服务设施 会议地点附近的景点 ? 制定营销方案 制定营销方案需要考虑的因素如下： 受众 是否对主体受众有明确定义；希望从受众那里得到什么；目标受众的预期是怎样的。 宣传材料 宣传材料应采用什么风格；宣传材料是否明确指出了会议的题目；宣传材料应强调会议的哪些好处；宣传材料应包括哪些有关会议策划的信息；宣传材料是否要包括一个注册表格；宣传材料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息； 宣传材料应针对费用问题提供什么信息；制作宣传材料是否要有专业人士参与；宣传材料中是否包括照片；关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣；得到宣传材料的人是否知道如何反馈；宣传材料能否吸引人们进行反馈；得到宣传材料的人是否能从联系人那里得到更多信息；宣传材料是否应包括一些推荐信息。 广告 是否要使用专业的广告代理；应该在哪些刊物上做广告；除了印刷品广告之外，还有哪些广告形式。 ? 制定预算 第一步是确认此次会议是盈利，还是保证收支平衡。 然后是理清费用。费用包括两类，即固定费用和可变费用。 具体内容将会在第十一章中讲述。 会议实施阶段 实施会议一般包括以下步骤： ? 编制会场手册 ? 设立信息中心 ? 建立指导委员会 ? 促进会议日常交流 评估总结阶段 这一阶段的工作包括：会议总结与评估、客户回访和召开总结表彰会。 ? 会议总结与评估 ? 从筹备到会议结束的各项工作总结； ? 效益分析和成本核算； ? 本项目市场调查，如本次会议在市场同类项目中所占的市场份额、优劣是比较、竞争情况等。 ? 客户回访 ? 召开总结表彰会 二、会议工作范围 从狭义的角度来看，会议工作范围大致包括以下项目： 1、提供信息和建议，为会议领导者确定会议目标和议题起参谋作用。 2、根据会议领导者确定的议题、时间和形式，制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领导审批。 3、根据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、最后文件的草案，审查与会单位和与会人员提交的会议发言材料。 4、根据会议的要求安排会议场地并布置会场。 5、做好会议活动的接待工作。 6、做好会议的各项纪录。 7、做好会议对内和对外的宣传联络工作。 8、做好会议精神的传达和反馈工作。 9、处理好代表的提案。 10、总结会议工作的经验教训。 11、收集会议文件，做好立卷归档工作。 12、注意搞好会议活动的综