第四章档案的整理解析.ppt

4、全宗的补充形式有哪些？ 联合全宗、全宗汇集、档案汇集 5、普通档案常用分类方法有哪些？ 年度分类法、组织机构分类法、问题分类法 6、简述复式分类法的选择及使用。 （1）年度——组织机构分类法。适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。（2）组织机构——年度分类法。适用于撤销机关档案和历史档案。（3）年度——问题分类法。多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。（4）问题——年度分类法。多适用于撤销机关档案和历史档案。 7、档号的结构如何？ 第一种：全宗号－案卷目录号－案卷号－件或页（张）号。 第二种：全宗号－类别号－案卷号－件或页（张）号 2、目次。 即案卷所属类目的索引，它是介绍案卷目录内容和结构的纲要。应写明案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷的起止号。 3、序言或说明。 序言中应叙述使用案卷目录和利用档案时需要了解的情 况。如目录的结构、编制方法、立档单位和全宗简史，尤须说明全宗内档案的完整程度。 4、简称表。 根据需要将案卷目录中使用的名词简称与其全称列为对照表，以便查对。简称表可以单独编制，也可以写在序言内。 5、案卷目录表。 这是案卷目录的主题，它以表格形式直接登记案卷方面上的各项内容。 《机关档案工作中业务建设规范》规定的案卷目录表的格式如表： 题名：必须与案卷封面上的题名一致，不能随意改动或缩减。如遇相同的案卷题名，在登记时可写“同上”字样。 年度：应为卷内文件的起止日期，既与案卷封面项目一直，又有检索、利用和管理的实用价值。 页数：即卷内文件实有的页数。 期限：指案卷封面注明的保管期限。 备注：用来说明个别案卷的某些特殊情况（如卷内文件字迹模糊、残破等）以及案卷的变化情况（如案卷的移出、销毁和卷内文件数量的增减等）。 6、备考表。 附在全部案卷目录之后，总结性地记载案卷目录的基本情况，包括本目录所登记的案卷数量和案卷排列长度（米），案卷目录的页数（用汉文数字和阿拉伯数字标明），编制日期以及其他必要的说明，最后是编制 者签名或盖章。 案卷目录应编制一式数份，其中一份日常使用，其他份备用。现行机关需要定期向档案馆移交的档案，按照《机关档案工作条例》规定，要移交一式三份案卷目录。 第六节 档号 一、档号的含义和编制原则 档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。 其中，全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码，案卷目录号是全宗内每一本案卷目录的代码，类别号是馆（室）藏档案类目的代码，项目号是产品、工程、课题、设备等的代字或代号，案卷号是档案馆（室）内案卷排列的顺序号。 件号是案卷内文件的顺序号，页（张）号是案卷内文件每页（张）的顺序号。 每一个档案馆（室）在管理档案的过程中，需要为每一件、每一卷档案编制档号。 档号在档案管理中具有重要的作用： 1、可以表征档案馆（室）档案的整理体系，反映和固定全宗内案卷和案卷内文件的排列顺序； 2、具有对档案实体的指代功能。 一组档号便可代表某一特定的案卷或文件，作为存取档案的标记，因此在档案的整理、统计、检索、提供利用以及库房日常管理等活动中都需要运用和借助档号。 档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一。反之，档号的混乱则可能在档案管理活动中的各个环节造成差错和紊乱。 档号编制过程中应遵循以下基本原则： （一）唯一性原则 档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。 具体地说，在一个档案馆内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷目录号或类别号、项目号，在一本案卷目录或一个类别中不能有重复的案卷号，在一个案卷中不能有重复的页（张）号或件号。 （二）合理性原则 1、档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应； 2、档号应保持完整，不能随意减少某种代码； 3、档号最低层次的代码（页号、张号、件号）的选择应从档案的实际情况出发； 4、按流水顺序编号时不应有空号； 5、档号应留有适当的增递容量，以备不断补充档案的需要。 （三）稳定性原则 档号一经确定，不应随意改变。 对必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有有关检索工具及计算机数据库中做出相应更改，要严格保持档号在实体存放处于检索工具圣桑的一致。 改变档号时，还应注明原档号。 （四）简明性原则 档号应力求