文件归档作业要求.docVIP

目的 对文件正本与副本分别归档 对不同类别文件分别归档 文件档案管理对象 纸张类文件：各部门工作过程中使用的文件、通知、合同、记录、检查表等纸介质文件。 电子文档类文件：在电脑中制作文件、通知、合同、记录等所产生的电子媒体文件及数码照片、数码影像资料等。 声像制品类文件：工作过程中使用的光盘、磁盘、录音带、录像带、照片等。 实物资料类文件：在各类比赛、评比、审核过程中所获得的锦旗、奖状、奖品、证书以及与之相应的必要的文字说明资料。 归档管理步骤 文件分类 一般情况下，应按以下文件类别对所使用的文件进行分类管理： 标准化管理的体系文件：按相关国际标准如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001的要求制订的方针、目标公告、手册、程序文件、作业指导书（作业标准、规范、制度、办法等）、记录（受控记录及非受控记录）等。 行政管理体系文件：公司制订的薪资管理制度、财务管理制度、业绩考评制度、后勤管理制度、福利制度、劳动纪律及奖罚制度、任命处罚决定、临时性通知或工作指令等。 外来文件：非本公司制订的但在本公司的管理服务过程中需使用的国际标准、国家标准、国家法律法规、相关合同、招标书、协议以及政府机构、认证机构、街道组织和客户下发的文件、客户所在场地的建筑设施资料、本公司为客户提供后勤服务过程中所管理的相关机电设施设备资料、本公司购置的办公设备及服务设备所附带的安装使用手册等资料。 文件内页标识 为有效识别标准化体系文件的有效性，并确保文件在管理过程中易于查找，应对文件内页按以下要求进行标识： 对文件版本及生效日期进行标识； 对文件的受控状态进行标识，如相关为文件正本、文件副本、作废文件或外来文件等； 对文件的放置顺序进行标识，如：在放置文件的文件夹的最前面应建立文件索引目录，文件索引目录的文件序号应与文件首页所标示的数字序号保持一致。 质量记录标识 为确保记录使用方便，并对其记录格式进行有效管理，应对记录按以下要求进行相应的标识： 相同记录应保持统一的记录名称和表格格式，其中表格中所含有的栏目内容应保持一致，表格格式的尺寸大小应保持一致。 相同名称的记录应保持唯一的控制编号，记录的控制编号应按《文件记录控制程序》的要求编制，并注意避免重号。 对不同时期产生的同一名称的记录应按自然序号的方式（俗称流水号）对其进行标识，标识序号应保持清晰、连续、易于识别。 对各类记录，应视其使用频率及使用量的大小定期归档，并在归档过程中建立相应的归档封面。归档封面应包括“深圳市明喆物业管理有限公司归档记录”、“部门名称”、“记录名称”、“使用岗位名称”、“归档单位”、“归档日期”、“归档编号”、“归档人”及“保存期限”等栏目，表格格式见附件一（1）、附件一（2）。 对标准化管理体系使用的各类记录，应按《质量记录保存规范》所规定的保存期限进行保存；对行政管理过程中使用的相关记录应按《行政管理制度汇编》中规定的相关记录的保存期限的要求进行保存。记录的保存期限表示的是该记录最短的保存时间，并非表示到了保存期限后，一定要销毁相关记录。录需要销毁到了保存期的相关记录时，应按照《文件记录控制程序》所规定的流程开展销毁作业。 文件夹标识 为确保放置文件的文件夹方便查找，应对使用中的所有文件夹按以下要求进行标识： 对所有文件夹的外侧进行标识，其标识的字体、字号、颜色、间距及标示物的长短尺寸应保持统一。 文件夹外部标识的具体内容，按自上而下的顺序包括以下四项，其标识格式见附件二： 公司标志 文件类别名称或文件记录名称 使用记录的岗位名称或相同文件记录的文件夹自然序列号 文件所属部门名称 文件管理场地规划及标识 要使已装入文件夹的文件记录在工作中方便使用和方便查找，应对放置文件夹的区域按以下要求进行规划： 对使用频率高的文件或经常查阅的记录，应将其放置在工作或作业场地附近的文件柜中存放。 对需要长期保存的记录，应将其放置在具有安全防护设施的文件柜中，并注意其保存的场地应满足干燥、无直接光照、无鼠虫害等要求，以确保所保存的文件记录不变质受损。 文件存放位置的规划 将使用或查阅频率最多的文件记录放置在文件柜中最方便取用的位置，如：在不弯腰或不使用登高器具就可直接取用的位置。 将使用或查阅频率一般的文件记录放置在文件柜中的较低层。 将使用或查阅频率很少的文件记录放置在需借助登高器具才可取用的位置。 文件存放位置的标识 对文件柜进行标识，如文件柜-1，文件柜-2等，标识位置位于文件柜的左上侧。 对文件柜的高、中、低层进行标识，标识位置位于文件柜门的右上侧、右中侧或右下侧，其标识格式见附件三。 对文件柜柜门内侧进行标识，其标识内容主要包括文件名称及相应的放置顺序号，其标识格式见附件四。 文件归档注意事项 及时收集、统一归档 对于公司下发的通知、文件应及时归档。 对于需按季度归档