第二章·4会议详解.ppt

会务工作 一、会议的作用与类型 二、会务工作的内容 一、会议的作用与类型 （一）会议作用： （1）布置任务、协调行动、实施领导的重要工具 （2）贯彻民主集中制，实现决策民主化、科学化的必要手段 （3）贯彻政策、沟通信息的有效方法 8.会议方式  （1）传统型 8.会议方式（2）电子型：A.电话会议DF-18型电话会议终端机 二、四线兼容。 电路自动防鸣。 收、发信录音，以及发信 使用磁带信号。 具有四线拨号功能。 可使用 48V 直流电源。 液晶显示时间、拨号号码。 话机听筒、免提随意互换。 线路噪音的抑制功能。 （2）电子型：A.电话会议DF-2000型电话会议终端机 二、四线兼容。 开放式，全免提，双麦克风讲话制式。 在四线状态下，能发出数码呼叫信号。 具有自动防鸣功能。 输出功率达2.5W。 电子音量调节方式调节收、发音量。 通过“线路输入口”可外接放音设备向 网络发送信号。 通过“线路输出口”可连接会场放音设 备放大信号。 通过“线路输出口”也可连接录音设备 用以录制会议收、发信号。 二、会务工作的内容 二、会务工作的内容 会务工作可划分为三部分：准备阶段，会议进行阶段，会议结束阶段。 示例：中国科学院金属研究所所长办公会秘书工作程序 （一）会议的准备工作 1.安排议题，确定步骤 议题：会议需要讨论的问题，它体现会议的目的和任务。 收集议题的三条渠道：1、领导指定的问题；2、下级提请讨论的问题；3、下达执行的问题。 议题要筛选，并准备后备议题。 ②“口”字型 如果出席会议的人较多，可把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位； ③V字型 人数不多，氛围轻松。摆成V字型时，要注意主席位置、黑板或银幕位置，与会者不必挪动席位都可以看到； ④教室型 人数众多，桌子都朝前方，布置成教室的样子。 十届人大常委会第十二次会议举行全体会议，吴邦国委员长出席会议，副委员长王兆国、李铁映…… 副委员长王兆国、司马义·艾买提、何鲁丽、许嘉璐、蒋正华、顾秀莲……出席会议。 二、会议期间的工作 1.搞好签到工作 与会者全部入场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。 2.热情接待会议成员 大中型会议设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地带进会场，会后及时指示去处。 3.传接电话 5.准备会议文件和材料 领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。 讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。交给领导时，应提醒重点，指出哪些地方在会上可能会有质疑。 文件和材料在认真核对后即打印好。 印刷份数要留有余地。 不要堆在服务台自由取阅。 装在资料袋里，在报到时分发。 不要在会场散发文件和材料。 有保密性的文件、材料，要登记签收。 6.选择和布置会场 会场对与会者心理起着作用。 选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑。 大小适中；地点适中；附属设施齐全：准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等。还要考虑汽车停车场。 布置会场，涉及主席台、会场形式（包括座位）、附属性设施（如上述）、装饰性设施（包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等）等。 大型会议主席台一般设在礼堂、会堂的舞台上。 中型会议的主席台设在舞台上下均可。如设在台下，稍微垫高，离与会者近一点。 小型会议不用设主席台。 会场形式，考虑会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的数量和关系。还要符合美学原理和与会者的审美观。 通常呈长方形、圆形、方形等。 ①圆桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见，领导人和会议成员可以无拘束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议； 7.排列座次 主席台座次、其他与会者座次。 主席台座次，以上主席台人员的职务(或社会地位、声望)高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间。 其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。 座位上要摆置名片。座次须报领导审定。 其他与会者面对主席台，座次体现平等精神；有基本秩序，规定一个一般标准。 ①按汉字笔划排列。 ②按地理位置排列。 ③按行业系统排列。 8.办妥后勤服务事宜 会议物资、资金， 与会人员的住宿、膳食 以及交通、医疗等工作。 9.做好新闻发布工作 起草新闻发布稿，在会前、会后的适当时间发布。 10.进行全面的会前检查 两种形式：领导人听取大会筹备处各组汇报；现场检查。以后者为主。 检查重点：会议文件材料的准备；会场布置；安全保卫工作等。 重要会议会前检查还包括：警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥，主席台服务员的就位等。 * （二）会议种类 1.规模：大型、中型、小型； 2.级别：中央、省市、县级、居民小组；