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电子档案管理人员的重要性 　　[摘 要]电子文件管理、电子文件归档的方法步骤及实施、归档后形成电子档案的保存和开发利用等，都要靠电子文件、电子档案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。 中国论文网 /4/view-7125391.htm 　　[关键词]电子档案；管理人员；重要性 　　一、电子档案管理的特殊性 　　电子文件管理，电子文件归档后形成电子档案的管理，与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。 　　（一）信息内容数码化 　　电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案通常是由文字、图形、图像等直接显示其信息。 　　这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。管理人员如不借相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。 　　（二）文档处理一体化 　　电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没有电子文件、电子档案可言。这样，电子文件归档和纸质文件归档有着截然不同的区别，纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，其使用额度不高时，对那些具有长期保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档，交档案馆或机关档案室保存。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参于设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、签定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电于档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。 　　（三）保管保存技术化 　　电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一整套的对策、技术和措施。 　　（四）利用形式多样化 　　档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。如档案借阅制度、三十年前的档案原则开放、公布档案史料、编研、举办档案陈列展览等。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性。又如电子档案利用场所，是允许上网利用，还是只限于在档案馆（室）的借阅系统，还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照般纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。 　　二、电子档案管理的困难性 　　对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅值得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅值得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者了解电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不借档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以