信息文书与档案管理_11专门档案.ppt

第十一章  专门档案与特殊载体档案 【学习目标】 了解人事档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案的概念和特点； 掌握人事档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案归档、分类、整理的方法； 熟知人事档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案提供利用和保管的方法。 文书档案是指行政管理档案。科技档案不是人类自我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。专门档案是除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中产生形成的档案，如会计档案、教学档案、出版物档案、医院病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。专门档案的内容丰富、形式多样。声像档案和实物档案有别于以文字记录信息的纸质档案，是通过声音、图像或实体来保存和传递档案信息，是档案管理工作中比较特殊的对象。机关、企事业单位、学校普遍存在着人事档案、会计档案、设备仪器档案及声像、实物档案，它们在社会活动中的作用也十分显著，由于其形成过程不同于文书档案，其管理方法也有异于文书档案。本章主要介绍人事档案、会计档案、设备仪器档案、声像、实物档案的管理方法。 【引导案例】 第一节 人事档案 一、 人事档案概述 （一）人事档案的概念 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记载个人经历、德能勤绩、工作业绩，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录材料。人事档案包括干部档案和企业职工档案。 1．干部档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的，记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。 2．企业职工档案是企业的组织、人事等部门在招用、调配、培训、奖惩、选拔和任用工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动情况的文件资料，是历史地、全面地考察职工的依据。 （二）人事档案的特点和作用 1．人事档案的特点： （1）现实性。人事档案记载了现职人员的现实生活、工作、学习情况。组织、人事部门考察用人，查阅人事档案已经成为必要的工作程序。 （2）真实性。人事档案的每一份材料在来源、内容、形式等方面都必须完全可靠和真实反映当事人历史与现实的面貌。 （3） 动态性。人事档案的当事人随着时间的流逝，学历学位提高、职务职称晋升、工作岗位变动、奖励与处分、在岗与退休等各方面的情况都会发生变化。因此，人事档案是动态的“档随人走”、“人档统一”。 （4）机密性。人事档案涉及当事人家庭和个人隐私，在较长时间内必须保密。应当建立严格管理利用人事档案的制度。 2．人事档案的作用 人事档案是组织、人事等部门考察、 任用员工的重要依据，是澄清个人问题的凭据，是编写人物传记和专业史的宝贵史料 二、人事档案工作 （一）人事档案工作的概念 人事档案工作是用科学的原则和方法 管理人事档案，提供人事档案信息，为组织人事工作服务的专门业务工作。人事档案工作既是党和国家人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。 （五）人事档案工作人员职责 1．收集、鉴别和整理人事档案材料。 2．保管人事档案，为国家积累档案史料。 3．办理人事档案的查阅、借阅和转递手续。 4．登记干部、职工的职务、工作、工资变动情况。 5．为有关部门提供干部、职工情况。 6．做好人事档案的安全、保密、保护工作。 7．调查、研究人事档案工作情况，制定规章制度。 8．搞好人事档案业务建设和业务指导，推广、应用 人事档案现代化管理技术。 9．定期向档案馆（室）移交死亡员工的档案。 （六）人事档案整理流程图 三、人事档案的管理 （一）人事档案的收集与归档 1．归档范围。中组发【2009】12号关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》第二章规定干部人事档案的归档范围如下： （1）履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。 （2）自传材料：自传和属于自传性质的材料。 （3）报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。 （4）考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任 务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。 （5）审计材料：经济责任审计结果报告。 （6）学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记