费用报销常见问题解答.docVIP

费用报销常见问题解答 未使用完的个人借款是否可以通过工资扣回？ 答：未使用的个人借款不通过工资中扣回，而需要借款人将余款还回公司。具体操作方式视款项金额大小可以区别处理，若金额较小，可以直接交回财务部资金管理员处，同时取得还款收据；若金额较大，则需要借款人将余款存入公司指定账户中。 多项日常费用是否可合并一条流程申请？ 答：对于多项日常费用，无需每一项费用单独申请一个流程，可以合并申请、简化审批，但需要注意： 因一个流程只能选择一个费用承担部门，所以合并申请的费用必须均为一个部门承担； 不同的费用不可全部汇总在一行，注意要分行次填写，并对应不同的费用选择正确的费用类型和科目。新增单据时系统默认的行次为一行，增加行次可通过工具栏中新增分录实现。举例：如同时申请一季度加班产生的餐费补助、交通费及电话费，可申请如下流程： 多人同行出差，是否可以合并由一人提起费用报销流程？ 答：多人同行出差，可以由其中一个人提起一个流程申请全部费用报销，但需要注意： 在出差申请及任务书中即写明出差同行人员的姓名（详见出差申请及任务流程操作指引说明）； 所有的费用为同一个部门承担。因报销流程中的费用承担部门只能选择一个，故若费用由不同部门承担（包括总部不同部门、或者总部与机构分别承担）时，需分别提起费用报销； 同行人员需为本部门人员，且不能代上级申请其全部出差费用。因费用审批的原则是：本人不能审批本人的费用，故若同行人员为上级时，需分别提起费用报销； 在费用报销流程的“报销事由”栏或“备注”栏说明同行出差的情况，包括同行人员姓名、及费用详情。见下图所示： 差旅费用报销注意事项中要求：“如果一趟出差涉及一个以上出差地点，则报销人需要分别出差城市分行次、分类别详细填写报销金额，禁止将出差过程中各出差地的费用汇总在一行填写”，能否列示一下规范填写方法？ 答：要求分行次填写是为了各流程审批节点都较清晰、直观地审核所发生的费用，填写时需注意每行次结束日期即为下行次开始日期、每行次目的地即为下行次的出发地、首尾呼应、形成闭环，以便审核各地发生的住宿及补贴是否符合。规定规范填写示例可参见下图： 什么是“协助审批”？它和批退流程的区别是什么？ 答：“协助审批”仅为财务核算节点专有使用。对于审核时关注到重要的、需报销人或其他人员知悉的审批意见，或需由报销人补充的信息，选择“协助审批”使流程到达指定人员处。指定人员进入流程中心，在我的在办中点击同意并标注进行处理，处理完毕即可到达下一审批节点。 协助审批区别于批退流程的关键点在于：协助审批只是在正常审批过程中多加入了一个节点，而且可以有选择地让流程到达财务核算节点指定人员处；而批退的流程将被直接退回至流程申请人处。若修改后再提交，必须重新经过所有节点的审批。 什么情况下需要查看流程图？如何查看流程图？ 答：通过查看流程图，可以了解流程的审批进度，即已完成多少节点的审批、目前正在处于哪个节点处审批、是否已到达付款节点等信息，另外还可以查看流程是否正常流转中。正常流转处于在办中的流程，在办人员的头像处于闪动状态；若流程尚未结束审批，但无任何在办节点处于闪动状态，则说明流程异常。此种情况下，首先请检查的申请的流程是否只保存、并未提交；若已提交的流程出现此种异常，则可能是系统错误被挂起，则需联系信息部相关人员予以处理。 查看的具体方法是：登录流程中心，点击我的在办后，即可看到流转中的工作流，找到想要查看的单据，点击上方工具栏中的流程图按钮即可查看流程审批进度，见下图所示： 怎么理解流程中“入帐、电汇或支票”两种支付方式？ 答：“入帐”方式指将申请款项支付至员工工资卡中，适用于员工个人款项的申请支付，如员工个人申请的手机费、交通费、招待费等，此类费用在申请前已由员工个人先行支付，故流程审批结束后需直接支付给员工本人。即“公对私”业务。（员工办理完入职后，相关工资卡信息由HR提供给财务部，无需员工再另行提供） “电汇或支票”方式指将所申请款项直接支付给其他单位或公司的帐户中，适用于公司与公司间的款项支付，即“公对公”业务。如召开会务需支付给会务公司的服务费、酒店的住宿及餐饮费，发布广告需支付给广告公司的设计费等，此类款项在申请前正常情况下均不会由员工个人先行垫付，而是由我司直接支付给对方公司。 鉴于以上区别，提醒员工申请付款时请正确区分业务性质、以选择正确的支付方式，以免造成付款风险。 选择“支票”方式后，单据界面将自动跳出对方公司名称、开户银行名称及银行帐号填写框，申请人需将正确信息对应填入，见下图所示： 以下为借款流程示意：（选择支付方式为“支票或电汇”） 以下为费用报销流程示意：（选择支付方式为“支票或电汇”） 4