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采购管理系统操作手册 目 录 第四章 采购管理 1 1、 概述 1 2、 基本信息 1 2.1、 采购员编号与职代维护 1 2.2、 集团代码维护 2 2.3、 供应商基本数据维护 4 2.4、 供应商名册 5 采购管理 概述 采购策略的制定，配以自动补货（DRP）作业，加上全公司、仓库及门店存量的及时掌控，结合对历史销售趋势的分析，可供采购员进行合理的采购，并对采购的全过程进行跟踪，事后可以对供应商的交期等级与采购员的业绩等进行综合考核与评估。 基本信息 采购员编号与职代维护 功能描述 本作业用于采购员编号与职称维护，对采购员进行独立的编号，再将员工与采购员进行关联。以确保员工的异动不会对采购作业造成影响（员工资料是不可删除的）。同时可以设定于某段区间内由何人来进行职务代理。 操作界面 操作方法 工具条操作： 新增--按F6或点击“工具条”新增在操作界面输入新增数据。 删除--按F5或点击“工具条”删除即可删除数据（注意，请先选中一行后再对其进行删除）。 保存--按F2或点击“工具条”保存 即可保存数据。 快捷键操作：F6—新增 F5—删除 F2—保存 备 注 窗口画面底下“采购员负责商品设定”，通过此功能可以对采购员负责的商品进行快速的划分，从而做到具体的商品由具体的采购员负责。 名词解释 采购员编号 采购员必然是公司的一个员工，不直接用系统工号作业的目的是采购工作有很强的连续性要求。引用采购员编号后，采购员发生人事变动或负责的部份有变化，只需求调整员工与采购员的关系即可。 采购员编号，应由采购部经理统一设定，并明确每个采购员的职责与由何员工来担任该职。 员工编号 公司统一的员工编号，可通过下拉选择或直接录入其编码来实现。员工代码与代理人工号均需要输入正确。 代理人工号 即职务代理人，简称职代，指采购员因故未能上班时，于一定的时间范围内，职务代理人与被代理人享受同样的职能与权限。 集团代码维护 功能描述 本作业用于维护集团代码维护。包括集团代码及集团名称。一个大集团公司有许多分公司。 从实际商业流转的角度来看，企业面对的供应商往往是一个集团的子公司，这主要是由于区域的分划而致，故对小规模企业来讲，不进行跨地区采购，引入集团公司的意义不大。当连锁规模到达一定程度后，跨地区采购模式形成，引入集团公司无论从采购价格谈判，集中返利、信息共享与商品分析，均会取得很大的优势。 操作界面 操作方法 工具条操作 新增--按F6或点击 “工具条”新增在操作界面输入新增数据 删除--按F5或点击 “工具条”删除，即可删除数据（注意，请先选中一行后再对其进行删除）。 保存--按F2或点击“工具条”保存 即可保存数据。 快捷键操作：F6—新增 F5—删除 F2—保存 备注 集团编码具有相当的固定性，应有专业人员建立，建立后不能更改。其他采购员于供应商资料建立时，可以引用。 建议：集团编码具有一定的规律性，如： 以便于将来的查询与分类。 名词解释： 集团代码--填写集团代码（由用户指定，不能为空，注意每个代码必须唯一，可参照上述规则进行编号）。 集团名称--填写集团名称，一般为上市公司名称或业界对之的统称。 供应商基本数据维护 功能描述 本作业维护供应商基本信息资料，对供应商进行基本信息建档，主要包含：基本数据、联系方式、账户资料、供应商各种证照号码、结算方式、送货时间及方式等。其中归属集团是便于统一结算与返利用。 操作界面 操作方法 工具条操作 新增--按F6或点击“工具条”新增在操作界面输入新增数据。 删除--按F5或点击“工具条”删除，即可删除数据。 保存--按F2或点击“工具条”保存 即可保存数据。 查询--按F4或点击“工具条”选择，进入查询状态，在当前查询窗口输入查询条件按F9或点击“工具条”执行即可得出要查询的供应商资料。 快捷键操作：F6—新增 F5—删除 F2—保存 F9—执行（查询） 备注 “可否改价”--如设置为‘可改价’，则仓库验收时可以对该供应商验收单进价进行修改，‘不可改价’则不能修正订购价。 “结算方式”--指该供应商默认的结算方式，但可以根据供应商可供商品进行具体商品的结算方式设置，同时也可以针对某张订单进行该单据的结算方式的设定。 红色标注区内为信息维护时的重点。是系统策略性管理的基础，所有设定必须正确，其作业缺省值会贯穿于整个采购、结算与物流过程。 供应商名册 功能描述 本作业查询供应商名册，按多种角度进行供应商名册的列印。 操作界面 可根据已知条件进行组合查询。 条件输入完毕后，请注意排序方式的选择，排序方式会决定您以后在〈供应商名册〉上查询内容的方便性。 按执行，报表格式如下： 操作方法 工具条操作 查询--在当前查询窗口输入查询条件按F9或点击“工具条”执行即可得出要查询供应商资