文書流程管理實務與常見缺失 - ntpu...pptVIP

文書流程管理實務與常見缺失 主講人：行政院研考會科長翁栢萱 內容架構 一、流程管理作業原則 　(一)收文登錄 　(二)改分作業 　(三)時間註記 　(四)制度研訂 　(五)時效統計 　(六)異常分析 　(七)稽催作業 　(八)展期申請 　(九)急要案件 　(十)文書簡化 　(十一)公文檢核 二、各類公文時效管制 　(一)一般公文 　(二)專案管制案件 　(三)人民申請案件 　(四)人民陳情案件 　(五)立法委員質詢案件 一、流程管理作業原則 (一)收文登錄 缺失現象 　總收文或單位收文人員未依規定辦理收文編號 　登錄，或未加蓋收文日期編號戳或條碼。 規定作法 　資料登錄為管制基礎，應隨時檢查公文 　收發登錄流程，加強教育總收及單位收 　文人員公文登錄觀念。 (一)收文登錄(續) 缺失現象 　未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民 　陳情及申請案件等錯誤登錄為一般公文。 規定作法 　不同類別公文處理時限及時效計算標準 　有區別，應加強分文人員之公文類別 　判別訓練，依管制類別區分正確登錄。 (一)收文登錄(續) 缺失現象 　總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日 　完成登錄作業。 規定作法 　每日下班前2小時收到之公文，應於當日 　編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應 　隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期 　編號戳及條碼。 (二)改分作業 缺失現象 　部分來文內容