国家秘书职业资格(事务管理)方案.ppt

秘书职业资格考试辅导 四级秘书 第一节 接待 制定接待工作计划 安排迎送来访团体 安排来访者食宿、交通、行程和参观娱乐活动 一、制定接待工作计划的程序 （一）相关知识 1、接待规格 高规格接待——主陪主宾 对等接待——主陪=主宾 低规格接待——主陪主宾 2、接待规格的确定 3、接待计划的主要内容 确定接待规格、日程安排 经费预算、工作人员 一、制定接待工作计划的程序 （三）工作程序 1、了解掌握背景资料 （1）了解来访目的 （2）了解来访者的基本情况 2、草拟接待计划 3、与本单位相关部门沟通情况 4、与来访者沟通情况 5、报请上司审批 （四）注意事项 二、安排迎送来访团体 （一）相关知识 1、用车的礼节常识 2、团体见面礼节常识 （三）工作程序 （1）迎接办法： 主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接； 为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。 （2）送别办法： 来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别； 来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。 时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。 三、安排来访者食宿、交通、行程 （一）相关知识 （三）工作程序 1、了解情况 2、确定餐饮、住宿、用车标准 3、预订餐厅、住宿房间 4、根据对方要求调整方案 四、安排来访者的参观、娱乐活动 （一）相关知识 1、明确参观目的 2、明了参观内容 3、不同娱乐活动的特点与适应对象 4、参观、娱乐的相关礼节 （三）工作程序 （1）初步确定内容 （2）征求对方意见 （3）修改、确定方案 （4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。 考试题型示例一 单选 接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待，最常用的接待方式是（） A.对等接待 B.低规格接待 C.正规接待 D.非正规接待 考试题型示例一 多选 制定接待计划时，要了解来访者的基本情况，如所在单位的全称、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰与（）。 A.业务范围 B.来访目的 C.发展态势 D.来访者人数 模拟试题一 多选 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区的名称的拉丁字母顺序排列，（）。 A.按时间顺序排列 B.按来宾身份排列 C.按与东道主的关系远近排列 D.不排列 第二节 办公环境管理 掌握布置办公室的方法 了解办公环境中常见的安全隐患 能够采取措施排除常见隐患 一、合理布置办公室 （一）相关知识 1、布置办公室的基本要求 2、布置办公室的三大原则 3、布置办公室的具体要求 二、营造健康、安全的办公环境 （一）相关知识 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 健康、安全办公环境的基本要求 光线：灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕； 温度：有温度调节设备。 空气清洁度：禁烟。 颜色：办公室以冷色调为主，简洁、明亮。 办公室常用物品包括： 桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。 模拟试题 多选 下列关于办公室环境的表述，正确的是（）。 A.秘书应根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间 B.如果空间允许，工作人员个人的日常生活用具可以放置在办公室内 C.办公照明应尽量采用自然光源 D.销售人员所处的区域应位于门口附近 第三节 办公室日常事务管理 了解印章和介绍信管理的基本技巧 掌握值班工作、领用先进管理 办理报销手续 上司差旅事务安排 记录工作 工作时间表编制 工作日志管理 一、管理印章和介绍信 （一）相关知识 1、印章的种类 单位印章（正式印章）：一般指一个单位或企业的法人章，具有代表此单位的法律权威性。在处理公务中，以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系，只有加盖公章，才能发生效力，才能服从、遵行或接洽、配合。 领导人名章：代表公司领导的职权或专业人员的责任身份。具有行使职权的标志作用。名章和个人私章不同，属于公务专用章范畴。一般用于报表、支票等。 部门用章：只限于本单位范围内工作往来使用的印章。 一、管理印章和介绍信 3、印章的管理与使用要求 4、介绍信的使用要求 一、管理印章和介绍信 1、印章的刻制 是印章管理工作的一个首要环节 （1）得到上一级主管单位的正式公文 （2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续 （3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务 （4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样 2、印章的启用 （1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。 （2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。 （3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日