第五笔头沟通技能精要.ppt

扉页 扉页是读者阅读报告时首先接触到的内容，因此扉页的功能在于帮助读者从一大堆报告中找到所需要的报告 关于什么内容的？（报告的主题） 谁写的？ （作者） 为谁写的？ （要求提交报告的人或团体） 从哪来的？ （写作人所代表的机构的联系方式） 什么时间？ （报告完成日期） 五 报告的书写(续) 扉页 五 报告的书写(续) 麦哲伦环球科技股份有限公司 关于在HZ高新技术开发区设立新厂址的报告 提交给：麦哲伦董事长 麦哲伦环球科技股份有限公司董事会 报告人：哥伦布 发展部经理 电话：（0571）5172242 二零零玖年十二月十八日 六 如何起草公司年度工作报告 第一步：充分准备 第二步：构筑框架 第三步：修改完善 明确报告目的 构思报告结构 选择合适素材 完成报告草稿 收集反馈信息 提炼有用观点 修改编辑加工 复查完善成稿 第一步：充分准备 （1）思想准备 提前一到一个半月做为年度工作报告的思想准备：一是弄清楚报告的性质，半年性还是年度报告；二是弄清楚报告的受众，是给董事长的报告还是给总经理的报告还是给部门经理的报告。 （2）材料准备 一是平时建立自己的信息库，养成良好的收集信息的习惯；二是在写报告前明确领导意图，有针对性地收集和补充信息。 （3）明确受众 弄清楚谁会来听报告，报告的内容、组织方式、信息编码的方式都会有所差别 （4）明确目的 明确报告中期望达到什么效果和目的。 六 如何起草公司年度工作报告(续) 第二步：构筑框架 明确报告的思路与框架 可以是提出问题、分析问题、解决问题 可以是前一年工作的总结与回顾、确定下一年的工作目标、明确下一年的工作任务 常见年度报告框架： 第一部分：过去一年的工作回顾 第二部分：提出下年度工作总体思路 第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施 第五部分：简要总结，发出号召 六 如何起草公司年度工作报告(续) 第三步：修改完善 根据主题和各标题，充实报告内容。并反复阅读和修改直到满意为止。 六 如何起草公司年度工作报告(续) The End * * * * * * * * * * * * * 第五章 笔头沟通技能 主要内容 笔头沟通的作用和类型 受众导向的文字组织原则 笔头沟通的语言组织技能 文章(或报告)写作过程 报告的书写 如何起草公司年度工作报告 一 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的问题 商务文件写作 许多人认为商务文件应该采用十分正式的文字，严格采用富有逻辑的观点。结果往往是教条刻板、冗长乏味，没人愿意去读。 把创造性带到纸面上来相当重要，原因在于它是热忱、激情和人性的源泉。正是创意的那一面让读者觉得有趣、以人为本并且真实。 “口说无凭 落笔为准” 发表研究成果——以文字为表达方式，是最有效的整理思路、建构严密信息逻辑的手段。 传递感情——以文字为表达方式，给对方无限的想像空间，并可以反复阅读拉近彼此的距离。 传递信息——以文字为表达方式，给受众充分的依据，准确地领会意图，实现信息的准确传递。 一 笔头沟通的作用和类型(续) １沟通信息容易记录，并能得到永久的保存 ２由于其保存性强，且不易“污染”，可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的受众得到真实的信息 ３对读者来说，笔头沟通的信息传递方式速度快（读比听快） ４笔头沟通可以特别关注问题的细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节方面的信息 ５可以采用比口头表达更为精确的用词 一 笔头沟通的作用和类型(续) 笔头沟通类型 内容不同：商务信函、协议、合同、单据、申请报告等 载体不同：纸张沟通、传真沟通、电子邮件沟通 一 笔头沟通的作用和类型(续) 二 受众导向的文字组织原则 受众分析同样是笔头沟通的重要前提 受众对信息的第一反应会是什么 受众到底需要多少信息 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 二 受众导向的文字组织原则(续) 受众对信息的第一反应会是什么 这个报告他（她）是否会看？ 会如何看？仔细从头看到尾还是粗略看个大概还是只看个开头就扔到一边？ 他会关注什么？ 答案是 如果受众认为这个报告对于自身事业的发展很有用，他们不但会认真地看，而且会积极采取行动。 如果受众在看到报告后，第一反应是似乎与自已没有关系，或者对报告没有兴趣，就给我们提出了挑战， 如何才能让他们感兴趣呢？ 二 受众导向的文字组织原则(续) 受众对信息的第一反应会是什么 1 报告的开头就昭示该信息的重要性以及与受众的相关性 2 为使信息内容得以实施，设定一