流程优化培训介绍.ppt

用适当的业务控制满足并超越客户现在和将来的服务期望（如, 增加项目的一次性成功率，与客户合作或参与产品设计） 缩短业务处理时间，增加业务机会，超越客户需求，降低成本，提高质量（如, 缩短付款单据处理时间及服务和交付时间） 降低资源消耗，争取竞争机遇（如, 降低每次付款和发票处理的成本，进行统采，增加折扣）良好的流程设计可以使流程成本大幅度下降，其幅度会远远超出传统削减成本的做法 质量 成本 时间 通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险 风险 流程设计的目的是：风险、成本、速度和质量的优化和控制 流程设计必须关注各部门之间的配合 各部门在流程中为实现流程目标而进行职责分工 和权力、划分时，特别需加强部门之间的协调； 各部门不能只关心自己部门的工作，而忽略了整 个流程的连贯与完整； 所有部门或岗位都是流程的一部分，它是流程中上一环节的顾客和裁判者，同时又是下一阶段的供应商，部门之间的工作衔接按照确定的流程及标准进行。 1 2 3 流程设计主责部门对流程必须具有全局考虑 通常由某个部门作为一个流程的主责部门负责这个流程的描述工作，但并不 意味着这个部门将对流程每个步骤负责，它需要其他相关部门的配合和帮助 才能完成流程描述工作； 委派一个主责部门是保证流程描述的一致性与完整性，这个主责部门应该对 整个流程有更多的全局考虑,不能站在维护自身部门利益的角度去设计流程。 本项目流程设计的方式，采用“两上两下”的方式，以保证流程的可操作性 ⑧确认流程 ③与各对接人讨论 总结关键控制点、讨论注意事项 ② 收集梳理现有流程 ④ 组织召开各部门中层以上人员流程交流会，与各相关人员充分交换优化意见 ⑤ 与各中心总监再次确认沟通 ⑥ 审核相关流程，如果需要，可以再次修订 ① 安排对接人 流程绘制工作 ⑦ 形成第3稿 各部门 总结部门内工作流、工作标准、相关表单，需要与其他部门配合的事项，形成初稿 将讨论结果、达成的共识总结进行再调整形成2稿 将完善后的流程图及标准等按照要求格式统合 就个别流程个别讨论确定 对于已有流程 对于缺失的流程，结合某公司实际情况和行业通用做法，先提出流程初稿，然后进行“两上两下”的讨论工作 针对某公司实际情况 对于缺失流程 结合标杆企业相关流程研究 初步形成符合某公司现状的流程 总结关键控制点、讨论注意事项，将流程下发到相关部门 两上两下的形式，同前 …… 各部门 在本次流程设计中，我们将综合运用如下方法 序号 流程设计方法 详细描述 1 行业经验法 根据行业内通行的流程进行设计。 2 价值链分析法 对产业价值链进行分析研究，由于设计企业内的相关流程。 3 专家访谈法 对企业员工进行访谈，了解流程的具体步骤，相关环节的工作标准及可能出现的问题。 4 集体讨论法 由来自企业内部不同级别的管理者和员工、项目组针对某一特定流程中的相关问题进行交流、集体讨论。 5 ECRS分析法 对各环节进行具体分析，哪些可以消除（Eliminate）、合并(Combine)、重排(Rearrange)、简化(Simple)。 流程设计的技巧 流程设计的技巧 1 2 如何消除或压缩流程中的等待和传递时间 如何优化流程中的检查评审点 将串行活动改为并行活动 去除不需要的活动，减少流程步骤 合并内部的环节 根据发生错误的机率来决定检查、评审点设置的必要性 取消重复评审点 将不同环节的串行审批改为并行审批 根据控制对象金额或风险的大小进行分层审批 3 如何减少流程中的返工 提高流程中决策点的透明度 定义操作级流程，重要活动的操作规范与模版 建立经验教训知识库 规范对流程执行人员的培训 2 3 4 1 做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图 复杂流程图请分流程图来绘制，不要画在同一流程图中 有明确定义的开端和结束，“开始”符号只能出现一次，但是“结束”符号可以出现多次 流程图符号绘制顺序，应从上至下，从左到到右的顺序 5 6 在整个企业组织中“流动”，不局限于单一的功能和部门 流程图如有参考到其他流程。可引用已定义的流程，不需要重复绘制 7 流程不能在同一页绘制，可使用连接符连接到下一页中 8 开始和结束应尽量在同一个部门 流程设计的基本要求 目录 流程及流程管理 流程设计 流程绘制工具 认识Visio VISIO是1991年推出的用于制作图表的软件，迄今推出多个版本，成为通行的流程图绘制软件； 本项目使用VISIO 专业版，被宣称为是世界上最快捷、最容易使用的流程图软件。 Visio基本操作 （1） Visio 绘图环境 模具：指与模板相关联的图件（或称形状）的集合。利用模具可以迅速生成相应的图形。模具中包含了图件. 图件:指可以用来反复创建绘图的图形。 模