活动的策划和组织介绍.ppt

活动的策划与组织 一、活动的概念 活动是由共同目的联合起来并完成一定社会职能的动作的总和。 举例一： 一、活动的概念 举例二： 一、活动的概念 二、活动的策划与组织定义 活动策划即做好策略和计划，一般以活动方案为体现，围绕活动如何开展。 活动组织即活动的统筹和协调工作，也可以理解为活动方案的执行与分配。 三、活动前的考虑 背景/目的 （Why?) 要考虑为什么要举办这个活动?举办这个活动有什么意义? 通过活动能达到什么样的影响/效果/目标……………………..... 三、活动前的考虑 调查评估 （需求/资源） 通过调查了解评估各方的需求，如:活动举办方/资助方/参与人员等需求。 要考虑已经存在可用于开展活动的资源以及能够争取到有利于开展活动的资源。 三、活动前的考虑 支 持 （领导/物资/资金/人员/场地） 要考虑能不能得到活动开展的各方面的支持。 领导(或政策、赞助方) 认可、物资、资金、人员（包括工作人员与参与人员） 、活动场地等等。 三、活动前的考虑 活动动机/定位 （性质） 要考虑好活动的动机/定位，因为它决定了活动的性质。影响要素有：活动主题、活动背景、活动主办单位、参会人员的身份 如：促销活动（商业活动，营销主导型活动） 其活动以盈利销售为主、品牌宣传为辅而展开的活动。 三、活动前的考虑 动 作 （构思活动方案框架） 要考虑如何制定出一套详细的、可操作的，具体的执行方案以及出现特殊情况时所备选的后备预案。 四、活动前期的准备 阐述活动的背景 1、交待为什么要举办这次活动？受什么影响？影响要素有：事件/政策/支持/人物 四、活动前期的准备 明确活动的目的 1、交待借助活动要达到什么样目的/影响/效果 四、活动前期的准备 确立活动的主题 1、把活动性质明确出来，掌握活动开展的方向，以免有所偏差。 四、活动前期的准备 选择活动的日期和时间 1、挑选合适举办活动的时间，要多方面考虑。 需征求领导/资助方的意见；要考虑参加活动人群的特点决定；还要考虑天气因素/其它不可抗力因素影响。 四、活动前期的准备 选择活动的地点 1、挑选合适的场地，安全因素应放第一考虑因素，之后再考虑音响/灯光/舞台等条件。同时，还应考虑参加活动人员的便利。 2、制定合适的场地布置方案。如：领导嘉宾座位的编排/横幅/宣传品的摆放等等。 四、活动前期的准备 活动参与人员的考虑 1、有无领导或重要嘉宾参与？人数？是否安排迎接礼仪？或其它特别的安排。 2、对参与活动的人数进行预估，衡量所安排工作人员是否足够应对活动的需求。 3、活动工作人员的人数，必须足够并且合理安排，责任分工明细到位。 四、活动前期的准备 活动的宣传 1、活动的宣传工作如何开展?应该采什么方式? 2 、影响要素有：新闻媒体/网络/代言/电台/宣传单张/海报/横幅等 四、活动前期的准备 明确主办/协办方 1、确立主办/协办方的地位和立场 四、活动前期的准备 掌控好经费/物资 1、经费/物资使用应该提前评估，并有专职人员跟进（采购/存放）、评估和记录。 2 、经费/物资使用应详细记录，并确保每一笔开销都用在活动该用的地方。 四、活动前期的准备 细致制定整个活动的流程 1、活动流程应与主题环环相扣，细致入微。同时，准备多套应急方案。 2 、要求每个工作人员都必须牢记流程，如出现突发情况，有可以随时介入流程的工作人员救场，以保证活动流程的畅顺。 四、活动前期的准备 注意关键环节 1、如果活动中有关键环节部分，注意提醒该环节的负责人员提前准备。 2 、要求全体工作人员在这些关键环节部分，应提高注意力，以免出现一些不必要的状况下，可迅速处理，以保证活动的顺利开展。 四、活动前期的准备 提醒注意事项 1、其它有利于活动顺利开展的事项，要及时提醒。如：出现天气因素或不可抗力因素影响，应该如何处理或是否准备后备方案。彩排/预演（如有） 2 、安全问题/着装/迎接礼仪/工作人员纪律等。 3 、如有必要，也应该制订发放“活动注意事项”给每一位参与人员。 四、活动前期的准备 明细活动分工 1、活动前的工作安排，分工作组，制订工作进度表，时刻跟进工作进程。 2 、活动中的工作安排，应该提前沟通并且明确责任，每个细节都要顾及。 3 、活动后的工作安排，收拾场地、 物资/收集资料/撰写材料/媒体报道。 四、活动前期的准备 最后确认和核实 1、应在