建筑工程工程承包公司项目档案管理办法(12页).docVIP

XX公司工程项目档案管理办法 一、总则 （一）为规范公司的工程项目档案的形成、积累和归档行为，加强工程项目档案的管理，充分发挥工程项目档案在公司生产经营和对外开拓等方面的作用，更好地维护企业合法权益，结合公司工作实际，制定本办法。 （二）本办法适用于公司技术质量部、各项目部。 （三）本办法所指的工程项目档案是指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。 二、基本规定 （一）工程项目档案管理是企业管理基础工作的重要组成部分。各项目部应按照国家档案管理的有关法律法规和本办法的要求，坚持集中统一管理档案的原则，认真履行各自职责，确保工程项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 （二）公司由技术质量部负责工程项目档案的指导、验收、归档、保管及应用工作。 （三）各项目部应在工程施工合同签订之时就进行工程项目档案的控制。项目部工程项目档案的形成和管理必须纳入《项目管理责任书》，项目经理是工程项目档案归档的第一责任人，实行技术负责人负责制。各项目部要重视工程项目档案的管理工作，归档材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产经营的有关管理程序和工作计划，列入有关人员的职责范围和岗位责任制，并与公司、项目和员工个人的绩效考核挂钩。 （四）各项目部必须有一位负责人分管档案工作，联营项目由驻项目的负责人直接负责。要配备工程项目档案资料管理专职人员，制定管理制度，在工程项目档案完整移交前，项目资料员不可以调往其他项目。资料员要及时收集各部门各种载体资料，与工程进度同步，以完整再现工程实施全貌，避免日后“补资料、造资料”的现象发生。 三、归档范围 凡记载工程建设主要过程与工程建设有关的主要活动，特别是工程项目经营、施工方面所形成的各种相关文件，具有保存和查考价值的各种文件材料，具有保存和查考价值的各种文件材料均应收集、整理、立卷、归档并完成工程项目档案著录。 四、归档要求 （一）质量要求 1、工程项目档案的归档整理应执行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《中建五局工程项目档案管理办法》（中建五〔2009〕137号）、《中建五局工程项目档案、基建项目档案立卷程序与标准》（中建五〔2010〕227号）、《中建五局工程、基建项目档案著录规定》（中建五〔2011〕29号）、《中建五局归档文件整理操作规程》（中建五〔2011〕57号）和当地城建档案馆的要求。 2、归档的工程项目档案应为原件，对于重要文件材料因客观原因不能保存的，应注明原件所在处。 3、工程项目档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4、工程项目档案的材质和书写材料必须有利于长期保存，工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。录音、录像等电子文件应保证载体的有效性，使用不可擦涂型光盘。　　 5、工程项目档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm)，小于A4幅面的文件要用A4纸衬托。 6、图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。所有竣工图均应加盖竣工图章。不同幅面的工程图纸应按标准统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。 （二）立卷及装订要求 1、组卷顺序：工程项目档案按前期工程管理文件、工程竣工备案资料和施工技术资料三部分组卷，其中前期工程管理文件和工程竣工备案资料要单独组卷装订，施工技术资料的组卷应遵循工程文件材料自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。 2、卷内资料排列顺序为：封面、卷内目录、文件、备考表、封底。 3、编写案卷页号：可使用打号机或铅笔编号，以独立卷为单位，从“1”开始逐张对有书写内容的页面编号；案卷封皮、卷内目录、备考表不编写页号，卷与卷之间的页号不得连续。单面书写的文件在右下角编写；双面书写的正面编写在右下角，背面编写在左下角。图纸折叠后无论任何形式，一律编写在右下角。 4、盒面封面要粘贴卷内一览表，统一用牛皮纸打印，内容为工程名称、案卷题名、编制单位和期限、保管期限、密级和卷号（具体格式见附件1）；档案盒的脊背上不写字和贴标签，由技术质量部统一编写。 5、案卷封面、卷内目录和卷内备考表填写要求按中建五〔2010〕227号文件执行 ，且表不得做任何修改（具体格式见附件2-4）。 6、案卷装订：案卷文字材料采用三孔式装订，图纸不装订。装订时，封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订；图纸散装在档案盒内，需将封面、目录备考表用棉线在左上角装订在一起。 8、项目使用的档案盒、封皮、备考表、牛皮纸按公司统一要求购买，不得使用不符合要求的档案用品。 （三）信息化要求 1、项目部报送竣工资料的同时要提供电子版工程项目档案三级目录，目录在整理组卷后进行，采用离线导出表格著录。 2、