中丹秘书处三岗培训材料.ppt

中丹团学三岗培训 秘书处 秘 书 岗 一、信息媒介：收发各类通知，作为团学和部门内部的信息中转站，接受与传达团学各类信息。 每周五中午12:00前汇报下周部门工作计划； 短信通知：1、早上8:00 – 晚上8:00； 2、礼貌用语：请、谢谢等； 3、重要短信要做好确认回复工作。 二、文件管理（纸质类）：负责部门活动档案的收集、整理和保存，对各种信息、数据进行有序的整理。 三、活动教室的借用 四、活动物资的借用 活动教室的借用 普通教室借用 提前至少4天； 查教室门口的课表并和相关院系管理教室的老师联系，确定教室是否闲置； 填写“上海金融学院借用教室表”（需要屈老师签名、盖院系章）。 注：如使用多媒体教室需一式两份，一份送至 实验中心515室，一份送至物业办公室（第五教学楼128室）。 活动教室的借用 学生活动中心教室借用 提前至少3天 学生活动中心一楼大厅服务台 值班时间：每天中午12:15~12:45； 下午16:00~17:00 ； 根据提示填写教室借用表格 活动物资的借用 先联系秘书处秘书岗负责人 秘书岗负责人：何 京 联系方式 电子邮箱：zdmishugang@163.com 图 文 岗 职责：电子资料的整理（负责部门各类资料的整理、归档及保存，建立本部门的电子档案）。 一.文件夹 1.活动文件夹格式：时间+空格+活动名称 （如2013.11.5 团干培训第一场） 2.文件夹内容：活动策划案、通讯稿、活动照片。 通 讯 稿 的 概 念 二.通讯稿 1.定义：通讯，是运用叙述、描写、 抒情、议论等多种手法，具体、生动、 形象地反映新闻事件或典型人物的一种 新闻报道形式。它是记叙文的一种，是 报纸、广播电台、通讯社常用的文体。 通 讯 稿 的 写 作 2.写作要求： 以一个通讯员的身份去写，客观讲述活动，不要添加自己的主观感情； 不论报道的是事件还是人物，它一般要始终围绕“人”做文章。因此，最好在通讯里面加上一些老师、同学的一些想法或感言； 有领导参加发言的时候一定要先写领导的东西后写学生发言。 主题明确，材料精当，详略得当、前后呼应尽量使语言达到准确、鲜明、精炼、生动的要求； 通 讯 稿 三 段 走 3.内容分布： 一、时间、地点、参与人物、发生的活动或事件、活动数据； 二、具体刻画活动过程，突出重点，领导学生发言，活动数据； 三、总结，结束语，可写事情的发展趋势，或揭示活动的意义及效果。 通 讯 稿 公 式 活动具体名称(标题) 第一段：具体时间（X年X月X日X点） +活动具体地点及内容 +出席人物 （主要人物先写 ）。 第二段：主要内容概括 +内容展开 (突出重点 生动鲜明客观；加老师、同学的一些想法或感言和活动数据等)。 第三段：活动意义+总结 。 落款：中丹学院团委XXX部 （换行） 日期 附加项：2到3张清晰的照片（内容健康，积极向上，能真实反应活动情况）。 通讯稿格式要求 1.标题：宋体，三号，加粗字形，1.5倍行距 正文：宋体，小四，常规字形，1.5倍行距 落款：正文右下角，中丹学院团委××部 ×年×月×日 2.文件夹命名：时间+空格+活动名+通讯稿 （如2013.11.5 团干培训第一场通讯稿） 通 讯 稿 上 交 要 求 通讯稿一般要求上午的活动或会议当天写好上交，如下午或晚上的活动，则允许第二天上交，不能太迟以保证通讯稿的及时性。 优秀通讯稿展示 图文岗负责人：张佳艺 联系方式 电子邮箱：zdtuwengang@163.com 财 务 报 销 财 务 报 销 在整场活动结束后统一上交 （1）经费结算表； （2）发票或收据； （3）所购物店址的名片 （或联系方式填于发票或收据背面）， 最后由秘书处同一进行审核报销并存档。 发 票 类 型 左：上海市商业零售统一发票 右：上海市国家税务局通用机打发票