秘书学概论复习整理解读.docVIP

秘书学概论复习资料 1、秘书的涵义 P1 （1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料 （2）辅臣 （3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员 （4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力 2、秘书的层次 P4 中国： ①省、厅两级为高级秘书 ②处、科两级为中级秘书 ③科员级一下为初级秘书 （基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业是例外） 国外（英国）自己看书P5 ①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动 ②执行级：文官学院或行政学院 ③文书级：大专毕业生 ④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训 秘书的工作内容 （办文、办会、办事）P7 （1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等 （2）文书制作：打字、复印、编排、装订等 （3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等 （4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等 （5）会议组织：准备、记录、文件、善后等 （6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等 （7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等 （8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等 （9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等 （10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等 （11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等 （12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等 （13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等 （14）办公室管理：环境、设备、经费等 （15）其他临时交办事项 秘书工作的作用 P10 （1）助手作用 （2）参谋作用 （3）协调作用 （4）信息枢纽作用 （5）公共关系作用 秘书学的研究对象 P14 ①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法 ②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德 6、我国秘书工作职能的转变 P19 （1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案 （2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 （3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 （4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划 7、秘书与秘书工作的起源 P28 （1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。（2）文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令；《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端 ”“L型或“O”型，不要呈“Z”型、“M”型或“x”型。 接待室、会议室 接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八倍客人即可。会议室则视单位规模而定，一一以容纳二二十人开会为宜。接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置府比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器．挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙卜并些格调高雅的油画或国画等等。 整洁 P108 办公室的首要要求是整齐和清洁。整齐要求办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色(主管人员的桌椅可以特殊一些)，排列尽可能有规则或朝同一方向。办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、钉书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。柜橱书架要经常清理，文件、 图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。 清洁和整齐是不可分的。清洁要求窗明几净，地面应天天打扫，桌椅柜厨府天天揩拭，门窗应定期擦洗。每张办公桌边都应有废纸篓，废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸，办公室内应禁止吸烟。地毯虽有美观、保暖、减少噪音之利，但也是藏污纳垢之所。人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设，小办公室铺设后应经常清扫。打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。 光线、空气与温度 P108 办公室要求光亮运区，空气清新，温度适宜。 白天办公最好自然采光，太阳光不直射办公桌为宜。办工桌不靠窗摆放，，或以白色或但颜色活页窗帘调整光照。 台灯有灯罩，以20到25w为宜。也可采用整体灯光，光线柔和的日光灯，安置在室頂或天花板四周，采用顶部反