高效会议管理技巧教程解读.pptx

第1讲 当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 ;会议是一个集思广益的渠道 ;2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 ? 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 ;◆开展有效的沟通 ??传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位 ;按人数分类;1.固定的部门会议 建议频率：至少一月一次，不过每周多于1次； 将会议的时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动. 2.全体会议 建议频率：至少没两个月一次 利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重负担. 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 ;1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 ;【本讲总结】;第2讲 会议效率不高的原因及解决方案;会议效率不高的原因;2．会议效率不高的原因;3．预防性管理【举例】;高效会议的八大特征;会议规范;2．会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以 下条款： ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出 最适宜所有参会人的开会时间。 ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这 条规则最重要，需特别注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。;【本讲总结】;第3讲 开会前的准备工作;;2．必须开会的“五个如果” ;1H 5W;会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列 出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效证。 ;◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型， 主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论; ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式； ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 ;主持人的4个准备工作： 设定沟通目标 制定行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 SWOT分析： SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。 其中，“S”和“W”代表主持人自身 具有的主持优势和劣势；而“O”和 “T”则是指你所进行的这次会议主持 工作对你周围的环境（也包括你自身） 可能带来的机会或是威胁。 ;【本讲总结】;第4讲 成功会议的五种策略;定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概念会议进行程序； 提供与讨论有关的资讯、规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。