会议流程与标准.ppt

会议基本服务与流程 博览会 博览会是指由有关客户安排组织的，展示不同行业、不同性质产品、具有沟通商品信息、内容的产品观摩活动。博览会一般以行业、产品类型划分博览场地。各参展机构会在展示产品的区域代表本机构的标志、宣传品或广告。举办博览会，一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行，严格控制进入博览会场地的人数。 展销会 展销会是指由有关单位安排组织的产品展销活动。展销会一般由单位组织机构负责组织安排（也有多个单位组织的），产品相对同一（也有多个产品类型的）。举办展销会，如突出销售内容的，一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行，严格控制进入博览会场地的人数。 研讨会 研讨会是指由有关单位安排组织的，对某项专题进行研究讨的会议。大型的研讨会一般要做背景设计，突出研讨项目的主题，设主席台，位置按戏院式或课堂式摆设，放置投影机和投影幕。如一般小型的研讨会，要悬挂标志会议名称的横幅，会议场地中间设台，椅子沿台边对齐摆放。 新闻发布会 新闻发布会是指由有关单位安排组织的，为某一事项或某一专题向新闻界发布信息的会议。新闻发布会一般要悬挂标志会议名称的横额，设主席台，位置按戏院式摆设。 讲座 讲座是指由有关单位安排组织的、就某一学术专题向与会者讲授解释的会议。讲座一般要悬挂标志名称的横额，设讲台、位置按戏院式或课堂式摆设。 1、会议设备： 2、会议物品摆设： 签到台： 嘉宾签到台一般摆在门口处，铺白台布、围红台裙、台上放鲜花、嘉宾签到处牌、司机签到处牌、惠赐名片牌、名片盘、签到簿、笔架、签字笔。 路牌： 在会议场门口、大堂和行走路线上的三叉路口摆放路牌，指明会议场地方向，以便让客人顺利到达目的地。租场结束，马上撤走。 四、会议服务： 根据订单要求： 1、在会议开始前将一切物品摆好，迎送员站在门口恭候客人的到来。 2、在主办方工作人员到场时，负责会场服务人员需向客人了解整个会议的程序，同时向客人示范所有租场设备的使用，如投影、幻灯、示范灯光的光暗。 3、带客人入座后，服务人员即时提供茶水、饮料及小毛巾。 4、会议开始后领班应告诉客人服务员所处的位置，以便客人有需求时，随时为客人提供服务。 5、在会议期间一般不需要为客人添加冰水，以免影响会议，应提前15分钟准备好，在会议小休时，服务员应马上为客人添加茶水，清理台面杂物。 五、收尾工作： 1、会议结束后，打开会场门门，并立于门口两侧，要 即时提醒客人拿好物品并道“请慢走”。如需控制电梯，在会议结束前将电梯定好，并将客人送到指定楼层。 2、检查客人是否有遗留物品，如发现客人有遗留的物品应及时归还。 3、检查各种设备是否完好、齐全. 4、领班在会议结束之前结好帐单。 5、主动向客人征询意见，并多谢客人的意见及建议， 欢迎客人再次光临. 谢谢大家！ 一、会议的种类 二、会议常用的摆台形式 三、会议设备、设施摆放标准 四、会议服务 五、会议收尾工作 培训大纲 一、会议的种类 1、博览会 2、展销会 3、研讨会 4、新闻发布会 5、讲座 二、会议常用的摆台形式 1、讲座式（又称戏院式） 2、研讨式（又称课堂式） 3、回形台式 4、U形台式 5、岛屿式 剧院式：只有椅子，没有桌子（适用于大型会 议） 课桌式：有桌有椅（适合讲座、培训） 口字形：将桌子摆成方形中空(适用于学术研讨会类型的) U型：将桌子摆放成长方形，在长方形的前方开口（适合小规模会议或研讨会） 岛屿式：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式 三、会议设备、设施摆放标准 2、会议物品摆设及标准 3、会议设施规格 1、会议设备 应提前对会议室各项多媒体设备进行调试，并于会议开始前30分钟调试完毕，确保每项设备在会议期间均能正常使用。 投影仪：调试投影仪与幕布的角度，摆放位置局焦距，确保 使用时投影清晰，投影位置精确。 音响：调整好音响设备的音量等设置，避免会议使用时出项声 音过小过大，有会议，啸叫等现象 话筒：会议开始前要把话筒连接好，五项话筒要提前调试，检 查电池是否充足 激光笔：会议使用投影的应将激光笔提前摆放到位，保证其电池充足 视频会议设备：召开视频会议的要进行设备调试 笔记本、DVD碟机： 接通计算机与屏幕的数据线 碟片：提前试播，确认碟片画质流畅 会议桌之间的距离80cm 3、会议摆放标准 与绿绒相切 会议台之间距离为80cm 摆放标准 IBM台、会议椅 物品名称 会议台之间距离 名称 会议椅与绿绒相切 摆放标准 IBM台、绿绒、会议椅 物品名称 会议椅摆放位置 名称 与地面距离15cm 会议摆放标准 与台边距离20cm 会议台正面绿绒边