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对出差进行规划的六个步骤 目的： 用这个工作帮手来帮助你计划和组织出差。 下面是你用来有效地对出差进行规划的六个步骤： 步骤 动作 收集和整理信息 确定具体的出差情况。 为出差者做一张简要表，简要列出旅行喜好。 做好出差安排 安排交通；根据公司的出差政策，可能需要你与旅行社合作，也可能允许你自己安排。 尽量预定直达航班。 要求对方提供公司合同价格和飞行常客折扣。 安排好酒店。 准备行程表 准备一张包含酒店和旅途信息、预订号码、所有业务约会以及为这次出差规划的任何其他活动的行程表。 多做几份行程表。 确认目前为止所做的计划。 领取出差经费 确保出差者拥有信用卡、现金或旅行支票。 不要想当然地以为一切都能挂账。 组织出差者 为业务会谈准备所需的资料。 调查计划会见和约会的公司和个人的背景信息。 收集与这次出差有关的往来信函、旅行指南和地图 处理后续工作 将出差中所用的文件和其他资料返还到相应的位置。 然后帮助出差者准备支出报告、写感谢信、退还未使用的出差经费。 记录旅途中遇到的困难。 规划会议和时间安排的六个步骤 目的： 用这个工作帮手来帮助你做会议规划和安排。 善于做会议规划和安排业务会议的行政助理遵照以下六个步骤： 规划会议和时间安排的六个步骤步骤 包含内容 收集信息 了解会议的人员、内容、时间、地点、原因和方式。 了解会议将持续多长时间、在哪里举行会议以及谁会参加。 为会议进行预订 预订公司的会议室或者联络酒店预订会议室。 如果在公司举行会议，你可使用日历软件来为会议进行预订。 一定要多预订一段时间，以防会议超时。 通知与会人员 把会议的目的通报给将要参加这次会议的人员。 及早发出邀请，因为大家的时间表很快就会排满！ 你可以使用电话、电邮或传真来联络与会人员。 对于正式会议，最好用书面邀请函。 你可以加进去一份收件人清单，让预期与会人员知道谁将会参加会议。 需要准??会议议程表，随邀请函一起分发给预期与会人员。 确认预期与会人员能否出席。 准备材料 备所需的文件、报告或电子表格，并制作足够的份数。 获取会议所需的设备和辅助装置，制作一份清单，列出应当提前完成的任务。 你应当检查预订的会议室里是否装备相应的技术设施。 检查房间设备 在会议开始前的 30 到 60 分钟进入会议室，检查房间的通风、清洁、所需设备以及茶点是否正常。 处理后续工作 编写会议纪要、支付会议室或租赁设备的账单、对会议进行评估以及处理信函。 及早将会议纪要发送给与会人员 -- 如果时间太长会忘掉细节。 四种管理风格 目的： 把这个工作帮手作为参考，来识别和适应你在职业生涯中可能遇到的不同管理风格。 用这张表帮助你对老板的管理风格进行分类，以便你能够正确应对。记住，很多老板可能会表现出两种或以上风格的特点，而且细致调整你的工作方式以适应他们的管理风格很重要。 四种管理风格四种管理风格 不同管理风格的特点 不同管理风格的应对指南 控制型 控制型老板采用直接、专制的风格。控制型老板重视工作效率和生产力，并设定清晰具体的目标。他们倾向于对其员工面面俱到，进行最大程度的控制。他们不喜欢聆听和采纳建议。 通过屈服于权威让老板作决策，随和而灵活，直截了当，直奔主题。 开放型 开放型管理人员重视民主和团队精神体系。开放型经理有总体目的而不给出具体的指令。他们重视关系，喜欢与员工聊天和交往。 鼓励老板采取强硬的领导姿态、做出不民主的决定而且要详细具体。 官僚型 官僚型老板重视流程和规则。官僚型老板抵制新观点、创造性观点，而喜欢按照过去的模式进行决策。他们对于机构内的命令链非常尊重。 遵从规则、法规和程序，在引进新的想法时要坚持。 创业型 创业型老板则充满新想法，精神充沛，为之工作时会充满乐趣。创业型老板是工作狂，通常希望员工能够超额完成其所交代的任务。他们是幻想家，不会始终都按照良好的商业规则来行事。 坚持自己的规则，提供理性的指导并树立严格的商业原则。 坚定的反驳 目的： 用这个工作帮手作为参考指南来处理与老板的反驳。 做出反驳的决定流程表 如果有任何问题的答案是“是”，都意味着你有合理的理由去反驳。但只有一个原因可能不能构成反驳的合理理由。如果有两三个问题的答案是“是”，那么就可以进行反驳了。你决定要进行反驳以后，一定要有坚定的立场。 坚定地进行反驳的方法反驳的方法 解释 方法使用小贴士 把精力集中在问题上 把精力集中在问题而不是人上，你就会把真实感觉告诉老板而不会进行人身攻击。 消极的响应是犹豫和退缩，让别人去做决定。激进的响应会具有侵害性，攻击个性和人格。把精力