会计凭证整理与装订(宁淮)教材.ppt

* 会计凭证整理与装订 财务管理部　　宁　淮 凭证规范化的必要性 一、企业标准化管理需要； 二、会计基础工作重要内容； 三、工作态度的体现。 一、原始凭证折叠和粘贴 二、会计凭证的装订三、凭证封面的填制四、建议与思路 一、原始凭证折叠和粘贴 1、胡乱折叠 不规范的单据粘贴 2、杂乱无章 不规范的单据粘贴 4、长短不一 3、臃肿杂乱 5、上线不齐 不规范的单据粘贴 6、左线不齐 一、原始凭证与记账凭证面积一样或略小 粘贴要求： 1、对于单据长度大于12cm，宽度大于7cm，不要摊开粘贴； 2、要求以左边和上边为基准，对齐累压粘贴； 3、剪掉多余空白部分； 4、不要用粘贴单。 记账凭证尺寸： 长24cm× 宽14cm 二、原始凭证比记账凭证面积大（A4） 凭证封面：长25cm× 宽14.3cm 记账凭证尺寸：长24cm× 宽14cm A4纸尺寸：长29.7cm× 宽21cm 二、原始凭证比记账凭证面积大（A4） 粘贴要求： 1、以A４纸为例，一律横向折叠； 2、以记账凭证的左边上边线为基准； 3、将A４纸先自下7cm处向上折叠； 4、自左边折叠处裁开4.5cm后，并自左向右折叠； 5、单数张时，自右5.7cm处向左折叠； 二、原始凭证比记账凭证面积大（A4） 粘贴要求： 4、双数张时，自右11.4cm处向左折叠； 5、A4纸张数较多时，要间隔以记账凭证的左边下边线为基准； 6、将A４纸先自上7cm处向下折叠； 二、原始凭证比记账凭证面积大（A4） 1、A 4纸量大时，应在装订位置粘贴“衬纸”加厚； 2、衬纸的大小和厚薄可根据装订位置的长短和凭证的厚度确定； 3、衬纸要与整本凭证吻合协调，与装订位置齐线齐边，不能形成“锯齿”。 三、原始凭证比记账凭证面积小很多 1、对于单据长度小于12cm，宽度小于7cm，要均匀摊开粘贴； 2、对于小张的原始凭证，不能随意贴在中间； 3、单据不能粘贴太多太厚； １、使用的粘贴单要和记账凭证尺寸一致； ２、将同类同金额的单据进行分类，同类的粘贴在一起，同张粘贴单上凭证尽量保持大小一致； 三、原始凭证比记账凭证面积小很多 3、凭证数量多时，就要均匀排列，不能贴成“大肚子”。靠左边一列可以累压粘贴。 4、要将褶皱的凭证摊开、压平； 5、按照“从左向右，从上向下”粘贴。首先从粘贴纸的左上角开始，齐线齐边，只需粘牢原始凭证的左侧部分； 6、每张粘贴单所粘贴的凭证不得过多，最多以不超过30张为限； 7、有奖发票应去掉对奖联。 8、选用优质胶水，不要使用过期或变质的胶水，否则粘贴不牢，造成凭证脱落。胶水也不能使用太多。 三、原始凭证比记账凭证面积小很多 6、项目公司有些数量很大的单据，如燃气销售发票、领料单等，可以单独装订保管； 7、封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。 8、封面应一式两份，一份作为原始凭证的封面，封面上注明“附件”字样；另一份附在记账凭证的后面； 9、在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考； 10、记账凭证编号必须连续，不要跳号。 四、数量特别多的原始凭证 二、会计凭证的装订  1、会计凭证装订要及时，一般情况下本月要将上上个月的凭证装订完毕； 2、每册会计凭证的厚薄应基本保持一致，厚度通常在2.0cm至2.5cm之间； 3、不能把应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中； 4、每张记账凭证所附原始凭证不宜过厚，一般不超过5mm； 5、票据上的重要信息不要被遮盖，如支票存根，应靠右粘贴； 6、经济合同、押金、保证金收据、涉外文件等重要原始凭证，应单独登记保管，并在记账凭证和原始凭证上相互注明； 7、经常被查阅、要复印的原始凭证，在未装订前进行扫描复印存档，以便备用； 8、对于整理好的记账凭证，及时用重物压平，用长尾票夹夹固存放，以防褶皱、膨松，确保凭证整体平整。 “两孔包角”式装订 两孔边沿距离为3.5cm，1.5cm. “两孔包角”式装订 1、凭证装订前必需要经过夹压一段时间，保证整本纸张平整结实，以免折叠及粘贴的原始凭证有松散现象。 2、将凭证封面一分两半，分别放在封面与封底，再另取一张凭证封面一分四半，将其中的一个1/4放在要装订的凭证首页，与左上角对齐。 3、打孔的位置要统一，用尺量出两个点，两孔边沿距离为3.5cm，1.5cm. 4、装订线要双线绷紧拉实，要绕经凭证的上边和左边的外部。 5、装订线不得摭盖原始凭证重要信息内容，不得出现原始凭证脱落现象。 “两孔包角”式装订 5、凭证上边、左边完全整齐，无斜面，无纸张突凹； 6、包角大小位置统一并恰到好处； 7、