第五章 会议活动ppt.ppt

国际专业会议组织者协会 IAPCO 国际专业会议组织者协会（The International Association of Professional Congress Organizers，简称IAPCO）是会议组织者和国际性会议管理人员的专业协会，创立于1968年，总部在英国伦敦，目前拥有29个国家的 80名成员，这些成员有公司的，也有个人的。? 协会的目的在于制定高等级的专业化标准，在组会方面保持高专业化的水准；协助PCO[1]获取技能以及组织会议所需的专长；倡导参会者寻求PCO的协助；调研专业组织者面临的问题，并使之得以解决。? IAPCO作为一个卓越的标志已广泛被客户及会议行业认可，成为国际性活动，特别是会议组织方面的全球性品牌。 会议产业委员会 CIC 1949 会议联络委员会 2000 会议产业委员会 会议专业工作者国际联盟MPI MPI ( Meeting Professional International ), 即“国际会议工作者联盟”于1972年在美国达拉斯成立，是会议专业工作者的全球性组织，拥有70多个分会，会员超过2.4万名，分布在60多个国家，均为会展项目策划、开发和运作方面的专家、学者和企业家等。MPI为会议产业从业者提供了一个相互学习、交流和合作的平台。 国际会议中心协会 国际会议中心协会（Association International des Plalis de Congres，简称AIPC）于1958年成立于罗马，为非营利组织，目前有来自世界49个国家和地区的160个国际会议中心会员。我国北京国际会议中心、香港会议和展览中心、台湾地区台北国际会议中心都是其会员。 ? AIPC主要宗旨是：为结合全世界会议中心资源，通过会员间的交流，交换有关会议管理、会议技术、会议沟通以及会议新需求等信息，向提供会员有关会议管理和顾问服务；通过会员间主管的交流，提升有关会议硬件管理与营运、财务运作、组织与员工发展、行销与客户管理和环保诉求等相关议题的水准。协会在行业术语的释义方面，统计数据方面以及国际会议等其它方面起着非常重要的作用。 ? AIPC每年都要在世界上不同地方举行年会和委员大会，来自全球各地的人士互相讨论行业议题并交换意见。 * 小结 会议是现代生活中不可缺少的活动方式，大型会议、国际会议对社会政治、经济与文化诸方面的影响令世人关注，然而申办各种会议需要许多必备条件，一个成功的会议需要精心策划与组织，从会前的准备到会中的接待及会后的各种事务的处理都不可忽视。专业化的会议服务是会议成功的重要保证。 * “列席”是指非正式成员参加会议，有发言权而没有表决权。从法律和地方法规的规定中可以发现，“列席”人员一般是与会议议题有着紧密联系的，范围较窄。 * * 第三节会议的准备、会中服务和会议评估 1、安排会议议題； 2、提名与会人员； 3、发出会议通知；(书面、传真、短信、电子邮件) 4、做好报到工作；（报名、报到、签到) 5、与会人员编组；(地区、专业) 6、布置会场座次；（见图） 7、制发会议证件；（见图） 8、编制 经费预算； 会议策划 的实现 会产生哪些费用？ （一）会议的准备 飞鸟公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈定货会。秘书李玲负责安排与会人员的返程工作，李玲想先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈定货会的工作成果大打折扣。 思考：造成该结果的原因是？ 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 会场布置 制发会议证件 主席台坐次 礼堂型 教室