会议记录与纪要综述.ppt

二、会议对“文化周”活动提出了相关的意见与建议 1、学习资料典故多、事例少，建议采用一些生动的小故事，并树立一些身边的卓越典型鼓舞广大员工。 2、公司杂志的内容应更贴近员工生活，成为宣传企业文化的窗口。 3、培训内容应更有针对性，更适合员工自身特点。 4、活动过多，频率太密，应精选培训内容，每期培训一次。 5、组织一些文体性的业余活动，提高大家参与的积极性。 会议还听取了部分代表关于公司管理的意见和具体建议，如将超市的肉制品打包碟更换为白色以节约成本、增加预订生日蛋糕的服务项目以便更好地沟通顾客、增加家庭装商品以打开销路等，对如何留住老顾客和进行成本控制等问题也进行了深入的探讨。 “会议纪要”的常见问题 问题分析： 1、标题问题。只有文种“会议纪要”，是什么会议的纪要，无法一目了然，不利于文件的日后检索 2、这是“会议记录”，不是“会议纪要”，只是对会议进行记录，没有对会议决定事项作出简明扼要的归纳。且“梁总提出了要求……”，“卢总作了指示……”，“对此，卢总强调……”，“建总表示……”，全是口头语。 3、简称不规范。“建总”是什么单位？全文无迹可寻 问题分析： 1、会议纪要格式错误。时间、地点、主持人等要素前，无须标列序号 2、没有与会人员 3、“会议决议”的内容，构不成因果关系 4、阐述不清楚。如（一） 5、会议纪要不用落款 问题分析： 1、无会议纪要的标题 2、正文中的数字要用阿拉伯数字 3、语言罗唆。除关键背景须介绍外，可直奔主题 4、如使用“模糊”时间，经办人不容易掌握。时间必须具体到“年月日”，不能用“本周内”、“本月”、“下星期三”等字眼，因为会议纪要成文时间与开会时间有时差 二、各总部配合完成以下工作 …… 财务总部负责提供合作合同中土地综合开发费及固定收益的进帐帐户；在11月9日前提供黄沙地块原7家合作公司当时进资的汇率（记帐当日）； 企管总部法律部从法律责任的角度修改合作合同文本，修改后的文本由企管总部合同部审阅后，在11月7日前提供给资源开发事业总部； 资源开发事业总部在合同谈判前做好谈判准备工作……，在11月15日之前与合作外方就修改后的合作合同进行谈判。 * * * 会议记录 如何成功记录会议 会议管理 怎样做会议记录 会议记录要求准确记录会议活动。非正式会议记录应简洁明了，而正式会议记录则要求更详细些。 会议记录者的四种功能 A 记录和维持议程所设计的程序 B 协助主持人做好会总结与归纳 C 观察预防功能（观察发言） 避免 ——社会性懈怠（群体性漠视、参与假现） ——从众心理（强势压迫力） ——团体极化（极端好或极端坏） 会议记录者的素质 应有的八大技能： 反应快——对问题迅速做出反应 写字快 知识面广——对专业术语有所反应 记忆力强——记住发言者所说的前因后果 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 会议记录的重点 （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； 　　 （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。 如何求速度 1、剔除无关紧要的讲话内容 2、剔除无关紧要的句子成分（延缓性、修饰性） 3、搁置自己可以回忆的内容（理论、故事） 4、搁置自己可以查询的内容（政策、数据） 5、搁置自己可以推测的内容 宁断毋拖、宁疑毋缺、宁缺毋错 主要结构 １、标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。２、使用列点或简短的一段文字，列出会议重点３、工作分派情形及完成日期记录。 二、会议记录 用处——真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据 种类：摘要记录、详细记录、音像记录 格式： 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人） 正文（按会议进程记录内容） 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名） 飞翔公司项目会议 时间：2004年3月1日 地点：公司会议室 出席人：公司各部门主任 主持人：马燕（公司副总经理） 记录：祁迎峰 一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题 二、发言 技术部朱总：类似的办公软件已有不少。如微软公司的WORD，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。 资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如word对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术