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Part3 事务篇 行政事务工作概述 行政事务工作的含义 以日常服务为中心 以加强内部管理和建设为基础 以为领导、部门、基层提供良好的工作环境和工作条件为宗旨 行政事务工作的特点 公务性 内务性 杂务性 行政事务工作的主要内容 日常服务 日程安排 交通差旅 生活保健 内部管理和建设 财务资产管理 办公环境建设 办公装备管理 印信管理 办公环境建设 请你描述： 你心目中理想的办公环境？ 办公环境如何建设？ 案例一： 美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。 案例二： 威迪公司的办公规范 1.办公着装规范： 周一到周四：男员工着深色套装、衬衣、皮鞋，系领带；女员工着深色套裙、马甲、衬衣、皮鞋；周五：随意，休闲上装及长裤，女员工可着裙装（有外事活动除外）。 威迪公司的办公规范 2.办公用品使用规范： 办公桌：桌面除公司购置的案头用品及电脑外，不得摆放其他物品； 辅桌：桌面除文件盒、笔筒、少量书籍外，不准摆放其他物品； 座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时把椅子调正； 电脑：与桌面呈45度角贴墙放置，横式主机至于显示器下，竖式主机置于桌面下方； 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴物； 拖柜：置于办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅； 垃圾篓：罩塑料袋，置于辅桌下右前角； 饮水机：置于指定地点，不得随意移动； 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内； 外衣、手袋：置挂于衣帽架上或柜子内，严禁随意放在办公桌椅或地柜上。 威迪公司的办公规范 3.语言规范 交往语言：您好、早晨好、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快等； 电话语言：您好、请问、谢谢、再见等； 接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）等 4.行为规范 不要对着复印机一顿猛捶，然后悄悄溜掉； 在用完复印机后，把你使用过的彩纸取出来，换上干净的白纸； 不要霸占传真机； 不要在黄金时段连发四十页或更多传真； 在轮到自己时再去接咖啡，或者喝完一杯咖啡后再去接一杯新的咖啡； 不要对你的电话置之不理，让它响个不停； 不要把修正液当作定影液倒入复印机中； 偶然改变复印机的调色剂后，要及时改回去； 重视给其他同事发来的传真，收到之后立刻交给指定的接收人； 用完三孔冲压机之后要及时清理； 在用过之后，关上档案柜橱的抽屉； 按照次序，在轮到自己时自觉为办公室洒水； 不要向同事发送一连串的电子邮件，以免挤爆对方的邮箱； 在放音乐时，要把音量放低； 提醒来办公室参观的人员尊重他人的空间和隐私。 总结：办公环境建设的两种追求 自由 规范 详解办公环境 硬环境 办公空间布局 办公环境控制 软环境 员工语言规范 员工行为规范 办公空间布局 （一）定义：为有效利用空间，缩短工作流程，促进各级工作人员之间的沟通与协调配合，提供良好的工作环境，而对某个办公空间所作的设计安排。 提高工作效率有利于工作人员的身心健康经济原则机动原则  （三）办公空间布局要点 室内安排的合理性，如办公桌方向基本保持一致 避免空间的过大或过小 公共走廊、通道避免给人碍手碍脚的感觉 尽量减少流动，避免工作人员和文件的过多往返 易于清扫、易于疏散 考虑美化的需要，给人以适感 （四）开放式办公：一种空间布局模式 定义：将原来分散在各个独立房间办公的有关部门或科室集中在一个大房间里，按照工作的顺序依次排列，每一位办公人员设立一个“卡座”（类似于语音实验室为每一位读者设置的小座室），“卡座”又称为工作间，把每个工作间隔开的是植物或能活动的，通常是装有电线的隔音板。类似于这样一种空间规划模式俗称开放式办公。 讨论：开放式办公的特点及其优缺点 开放式办公的特点 场地大，没有通常的墙、走廊的阻隔 使用同一的空调、照明等环境设施 工作间与工作间之间的屏障可以随时改变 工作间与工作间的区分按照工作性质和工作任务来区分 开放式办公的优缺点 优点 节省照明、能源、建筑成本等办公开支 根据需要，办公空间实现灵活布置，并使办公设备得到充分利用 人员集中，便于管理 方便领导与工作人员、工作人员之间以及与来访者的接触和交流 缺点 缺乏单独办公的机会 噪音大，干扰多 （五）办公空间布局的常用方法 制图法——绘制平面图； 色卡法——用彩色纸板将建筑物平面、各种办公设备、工作人员等按原来比例剪裁成平面图案； 立体模型法——在用薄板制成的建筑物平面图上，摆放按原比例制成的各种立体模型； 计算机制图法 办公环境控制根据人类工程学基本原理，将反映办公空间的色彩、照明、声音、空气等环境条件的诸项指标，调