公文签办.doc

臺北市立龍門國民中學100學年度第1學期基本簡易公文製作說明 一、前言………………………………………………………… P.2 二、公文製作基本要求………………………………………………P.3 三、公文結構…………………………………………………………P.3 四、一般公文用語……………………………………………………P.4 五、公文處理之期限…………………………………………………P.6 六、對外發文基本之『函』…………………………………………P.7 七、對內行文簡易之『簽』…………………………………………P.10 八、結語………………………………………………………………P.12 九、參考書目資料來源………………………………………………P.12 前言： 臺北市政府為促進各機關學校配合行政院推動橫書公文製作之標準化，自94年1月1日起。各機關承辦人員常用之公文書，包括對外意思表示之公文，如：令、函、公告、書函、開會通知單、移文單、機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書機密等級變更或註銷通知單、訴願書、訴願答辯書、聘書、獎狀等，及對內意思表示之簽、便箋、報告、會議文書、差假請示單等。公文 (一) 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 (三) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 (四) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、 送達。 (五) 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 公文，是各機關學校 （正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整、周詳。） 三、公文結構： （一）主旨： 1. 為全文精要，以說明行文之目的與期望。 2.力求具體扼要。 3.不分段一項完成。 4.若能用主旨1段完成的，請勿特意分割為2段或3段。 5.定有辦理或復文期限的須敘明。 （二）說明： 1.當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主 旨」內容納入時，用本段說明。 2.只摘述來文要點。 3.提出處理方法分析。 4.勿重複期望語。（例如：請 核示、請 查照……等） （三）辦法： 1.向受文者提出之具體要求，無法在「主旨」內容中簡述時，可 用本段列舉。 2.提出具體要求或處理意見。 3.通常各學校 （一）起首語（ 指公文起首所用之發語詞）：查、有關、關於、茲、 謹查…等。 （二）稱謂語（指對受文者稱呼或自稱用語）： 1.有隸屬關係之下級對上級用：鈞府、鈞長、鈞座…等。 2.對無隸屬關係之上級機關用（例如：對立法院、司法院、考試 院、監察院用）：大院、大部、大局、大處…等。 3.對下級、平行（無隸屬關係者）及對人民團體用：貴局、貴處、 貴公司等。 4.書寫以上之稱謂語時，對上級、平行及人民團體均應於其左空 一格（挪抬）以示互重。 5.對屬員、人民：臺端、先生、女士。 6.自稱：本。 7.機關名稱或職員如一再提及（間接稱謂時用）：可稱「該」， 例如「該局」；對職員則稱「該員」或「職稱」。 （三）引述語（引據其他機關或受文者來文時之用語）： 1.引敘上級機關或首長公文時用：依、奉…等。 2.引敘平行、下級機關、屬員或人民來文時用：依據…等。 3.回復上級機關來文或首長公文，於引敘完畢時用：……奉悉。 4.回復平行機關來文，於引敘完畢時用：……敬悉。 （四）經辦語（案情處理過程之聯繫用語）：業經、經已、均經…等。 （五）期望及目的語（對受文者表達行文之期望或目的之用語）： 1.請上級機關或首長查核、指示使用： （1）請 鑒核（報核案件時用）、 （2）請 核示（請示案件時用）、 （3）請 鑒查（僅供瞭解時用）、 （4）請 核備（核備案件時用）。 2.請平行機關知悉辦理時用： （1）請 查照、（最常用） （2）請 辦理惠復、 （3）請 查明惠復、 （4）請 查照轉知。 （六）附送語（致送資料、文件之用語）： 1.對上級附送附件時用：附陳、檢陳…等。 2.對平行或下級機關附送附件時用：檢送、檢附、附、附送…等。 （七）結束語（全文總結用語）：用於『簽』之文末：謹陳、敬陳、 此致…等。 五、公文處理之期限： （一）最速件： 1.用『紅色』公文夾。 2.限1日內完成（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。 3.各處室會簽、會核時限為1小時。 （二）速件： 1.用『藍色』公文夾。 2.限3日內完成。 3.會簽會核時限為2小時。 （三）普通件： 1.用『白色』公文夾。 2.限6日內完成（不含國定例假日）。 3.會簽會核時限為4小時。 （四）但若屬『限期公文』者： 1.來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。 2.來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該 文得以普通件處理時限辦理。