研究生毕业论文写作分解.ppt

Word?2003?长篇文档排版技巧 （1）制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置； （2）不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。 一、设置纸张和文档网格 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】、【纸张】、【版式】、【文档网络】选项卡, 分别进行设置。 二、设置样式 1、什么是样式？ 简单地说，样式就是格式的集合。 通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。 而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式。 “加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式 。 在“显示”下拉列表中选择“有效样式”或“有效格式” 。 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。 “正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它 。 录入文章第一部分的大标题，保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好标题格式。 在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。 将鼠标指针移动到任务窗格中 “标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令，显示“修改样式”对话框 。 单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。 文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要，这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。 三、查看和修改文章的层次结构 文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。 如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。 从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题。 如果要将将某部分内容移动到另一部分内容之后，可将鼠标指针移动到它前面的十字标记处，按住鼠标拖动内容至相应的位置即可，即可快速调整该部分区域的位置。不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。 从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。 四、对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误做法，会导致修改时重复排版，降低工作效率。 另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。 定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。 如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。 五、为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。封面和目录不需要添加页眉，只有正文才需要添加页眉。 设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始。按【Ctrl】+【Home】快速定位到文档开始处，选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态