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2-固定资产管理流程控制文档 编制部门 财务资产处 流程编码 hfyjy-zc-01 流程目的 规范固定资产的管理及使用 流程层次 3 主管领导 匡光力 适用范围 研究院范围内 流程节点 工作内容 工作标准（要求) 责任人 实施证据 制度依据 1 填写《合肥研究院采购/外包申请单》 1、申请人在提出请购前应先进行市场调查，查询价格、供货商、产品质量等信息；2、采购申请需说明必要性，且注明货物的名称、规格、数量、单价及金额等； 经办人 《合肥研究院采购/外包申请单》 1、中国科学院合肥研究院经济活动内部控制规范（试行）（科合院发财资字〔2013〕12号 ） 2、中国科学院合肥物质科学研究院采购及外包管理暂行办法（科合院发财资字〔2015〕10号 ） 3、中国科学院合肥物质科学研究院政府采购管理暂行规定（科合院发财资字〔2011〕20号 ） 4、中国科学院合肥物质科学研究院固定资产管理办法（科合院发财资字〔2013〕13号 ） 5、《中国科学院合肥物质科学研究院关于做好政府采购工作有关要求的通知》（科合院发财资字〔2014〕5号） 5.中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定（科合院发财资字〔2011〕18号 ） 2 审核《合肥研究院采购/外包申请单》 申请单报资产管理部门进行审核，审核采购的必要性、价格的合理性、供应商的资质及信誉、经费来源等； 了解科研任务、对照《项目任务书》、预算文件以及调整报告等判断其真实性和必要性 属政府采购的，未列入政府采购预算的采购项目，不得实施采购。 资产管理部门 《合肥研究院采购/外包申请单》审核记录 3 审批《合肥研究院采购/外包申请单》 主管领导或者部门负责人对上述相关内容进行审查，审查内容的真实性、合理性、相关性，并根据授权批准的权限进行审批。 主管领导或部门负责人 《合肥研究院采购/外包申请单》审批记录 4 按照采购程序确定供应商、签订合同、实施采购 1、加强对使用部门人员和业务管理人员的采购政策培训，严格执行采购管理规定；2、财务资产处、监察审计等相关管理部门对采购过程进行监督； 3、询价、谈判、招标等方式确定供应商；属政府采购的，按政府采购的规定执行； 4、一次向供方采购设备，金额大于（含）5000元时应签订《采购合同》或协议，明确品名、规格、数量、金额、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；审核合同的正确性、完整性、有效性； 5、按采购合同需付进度款的，填借款单到财务办理借款，借款审批同报销审批流程（提供采购合同及请购单）。 经办人 询价、招标等记录； 合同审核、审批、签订记录； 借款单、采购合同文本、请购单记录 5 设备验收入库 1、资产及相关部门按验收的相关规定及流程现场验收（50万元以上的设备应组织技术专家进行现场验收），并填写《中科院合肥物质科学研究院采购/外包进货检验、复核记录单》及《器材购进/安装验收单》（10万元及以上），且办理设备的入库手续，填制《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》； 2、设备验收入库应查验合格证明等资料的完整性、有效性； 3、组织相关专业人员进行现场验收； 4、建立设备档案（50万以上设备因按照研究院档案管理部门要求规范建档）； 5、建立卡片、登记台账。凡符合固定资产标准的资产均应建帐登记，对实物进行编号，打印《固定资产卡片》，登记固定资产明细账，并由资产管理部门人员现场黏贴固定资产标签。 资产管理部门 《中科院合肥物质科学研究院采购/外包进货检验、复核记录单》、《器材购进/安装验收单》、《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》记录和 《固定资产卡片》、ARP明细账 6 办理费用报销； 填制报销单及整理报销单据 经办人 报销单、采购计划单、发票、合同、验收单、出入库单等 7 审批报销单据 相关审批责任人根据审批权限履行签批手续 相关审批责任人 8 财务审核 审查审批手续是否完备； 审查各项资料是否齐全； 3．审查各项金额是否相符； 财务部门 9 结算 核销借款，或以转账、现金等方式支付报销费用 10 日常使用维护、定期盘点 1、实行“谁使用，谁负责”的原则，资产责任人负有安全使用、维护保养、防止丢失和非正常损坏的直接管理责任； 2、当机构变动、责任人调动、出国（3个月以上）、离岗、退休前，应对其领用的固定资产进行清查盘点，办理交接、退库、变更等手续； 3、责任人发现固定资产丢失、损坏等情况时，应及时报告单位资产管理部门。管理部门将尽快查明原因，并根据责任情况给予直接责任人必要的行政处分或经济处罚； 4、固定资产出借，进行长期外场试验（3个月以上）调出固定资产等，使用部门应提前向资产管理部门办理审批和备案手续。 资产使用部门 资产移交清单、 维护