办公室公务接待礼仪规范及流程标准预案.ppt

一律安排在单位职工食堂用餐，优先考虑自助餐。餐饮以当地特色家常菜为主，不安排高档菜肴和酒水。需要在生产现场用餐的，应符合生产现场管理和安全要求，不得安排酒水，一般可与员工一同就餐；员工人数较多时可单独安排，并与员工就餐时间错开，尽量不 影响员工工作生活秩序。 用餐要求： 以上汇报如有不妥之处，敬请批评指正。 活动准备务必充分，检查务必到位。件件工作有方案，落实责任人，指定检查人，规定完成时间，发现问题及时督促整改。要勤思 考，细谋划；抓细节，求完美。 活动准备阶段的有关要求： 迎接（接站）→住宿→宴会→会议→视察→参观→送行（送站） 2. 活动运行阶段的具体任务 一是各项活动协调有力，衔接紧密，环环相扣。二是严格方案实施，加强联系协调，确保无遗漏、无偏差，如果活动发生变化，及时调整相关安排。三是实施消项管理，避免活动出 现疏忽和遗漏。 活动运行阶段的有关要求： （1）处理来宾遗留物品，办理来宾交办的工作； （2）整理领导讲话，收集有关材料，编报相关信息； （3）做好宣传报道，整理影像资料，制作光盘、相册； （4）开展活动总结，查找不足，分析原因，积累经验。 3. 后续工作阶段的具体任务 有始有终，尽善尽美，不留尾巴。 后续工作阶段的有关要求： 为尽量减少接待工作中的失误，要按流程操作，实施清单消项制。 六项具体业务工作流程： 接站工作流程 住宿安排工作流程 宴会工作流程 会务组织工作流程 现场参观考察工作流程 送站工作流程 1．确定来宾到站时间和地点。 2．拟定接站方案，确定接站人员、乘车安排，经领导审核后组织实施。 3．安排车辆。 4．通知接站人员出发时间、乘车地点。 5．前往接站地点。 6．站口等候迎接，并及时与来宾保持联系。 7．返回，途中通知负责接待的领导和部门，准备迎接事宜。 8. 安排来宾的食宿。具体流程参照宴请工作流程、住宿安排流程图。 接站工作流程： 接站出发后、到达前15分钟各联系一次 通知等候迎接人员 8 通知接站人员乘车时间及地点 4 接站时间： 接站地点： 接站负责人： 其他 9 份 住宿安排表 7 份 乘车座次表 6 安排贵宾通道 5 查看接站车辆准备情况 3 来宾联系人/电话 2 最后落实到站人员 1 备注 数量 否 是 内容 序号 接站工作流程消项单 1．确定住宿人员名单、时间和地点。 2．通知住宿服务单位，住宿标准、房间配置参照《吐哈油田公司公务接待管理办法》执行。 3．通知来宾。 4．组织迎接。 5．引导来宾入住。 6．组织欢送。 住宿安排工作流程： 1．确定宴会人员名单、时间和地点。 2．初拟宴会座次表送领导审核。 3．通知餐饮服务单位。 4. 通知参加宴请人员。 5．审查宴会菜单、酒水清单、桌签、祝酒词等，在宴会开始前1小时逐一核实参加人员。 6．重大宴请活动中准备话筒、摄影。 7．迎接参加宴会人员。 8．用餐。 9．欢送参加宴会人员。 宴会工作流程： 1．征集议题。 2．拟订会议议程，提交会议主持人审定。 3．会议通知。 4．会议准备。提前完成会场布置工作，协同保卫部、消防支队等单位做好会场应急预案。 5．会场签到。 6．会议记录，按要求起草会议纪要。 7．总结会议组织经验，持续改进工作。 会务组织工作流程： 会议日期： 会议地点： 会务负责人： 其他 10 会议结束后资料清理 9 每20分钟续水一次 会中服务 8 桌签/签到处 7 携带录音笔/电池 6 提前检查 会场布置及检查，包括投影系统/音箱/话筒/激光笔等 5 确定会标内容、尺寸、位置 4 通知记者 3 落实并通知参会人员 2 预定和确认会议室 1 备注 数量 否 是 内容 序号 会务组织流程消项单 1．确定宾客来访目的和行程安排。 2．初拟参观考察的时间和地点、行车路线、陪同人员，经领导审核同意后执行。 3．通知被参观单位，确定1名联系人。