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质量记录控制程序 QP/QC-12 深圳市保凌影像科技有限公司  PAGE 4 SHENZHEN BOLIN TECHOLDGY CO．,LTD． 深圳市保凌影像科技有限公司 二级文件 文件名: 质量记录控制程序 版 本: B0 文件编号: QP/QC-12 页 数: 4 编制部门: 品质部 编制人: 王步泽 编制日期: 2012-02-08 生效日期: 2012-02-20 修改履历版本修改日期修改内容编制人A02009-05-10新修订李涛B02012-02-20修改职责和内容王步泽会审责任部门(人)签字/日期责任部门(人)签字/日期品质部计划部采购部生产部物流部技术部研发部人事行政部市场部文控中心管理者代表审核总经理批准文件分发部门序号部门签收者序号部门签收者1计划部6 ■ 生产中心2■ 市场部7■ 技术部3 ■ 文控中心8■ 物流部4 ■ 人事行政部9■ 品质部5■ 研发部10■ 采购部 1.目的 通过对记录的控制和管理，证明公司产品质量达到规定要求，并验证体系有效运行，为采取纠正或预防措施提供依据。 2.适用范围 适用于与本公司质量体系有关的所有记录。 3.职责 3.1各部门 3.1.1负责本部门有关记录表格的设计、编号归档、保管和处理 3.1.2负责本部门质量记录的填写、标识、存档工作 3.2文控中心 3.2.1负责对记录表格进行受控管理 3.2.2负责编制质量记录表格清单并做档案管理 3.2.3负责各部门过期文件的销毁工作 4.程序内容 4.1记录表格的编制、核准 4.1.1各部门根据本部门需要设计出本部门的记录表格，同时在《文件新制/更改/作废申请表》上填写保存部门与记录适用范围后交文控中心，文控中心依记录发放范围发正本表格至各使用部门。记录的编号参照《文件控制程序》执行. 4.1.2 各部门的记录表格若有修改时，经部门负责人核准后，交文控中心发放正本表格；各部门收到新版正本表格后，及时将旧版正本表格回收至文控中心，并立即停止旧版表格的使用。 4.2记录的收集、标识和归档 4.2.1各部门文件或资料管理人员及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日 期、页码的连续便于查阅。 4.2.2对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取及检索，可以打孔文 件夹的形式来保存。 4.2.3如部门有多种记录，一般要求要对存放记录的文件夹进行区分标识。在 对每一文件夹内附有所存放记录的清单，一般情况下各中心或部门的记 录每月需整理一次，装订成集，在封面注明部门、记录名称及月份；每 年进行一次汇总归档，在封面注明部门、记录名称及年份。如有例外请 按实际情况酌情处理。 4.3记录的保存和销毁 4.3.1各中心或部门及时将编制或修改后的有效版本的记录由管理者代表核后 交于文中心备案及汇总，以便于查阅和索取。 4.3.2各中心或部门按照《记录汇总表》的保存期限要求分类保存记录，对 于保存期限超过一年的记录经部门责任人同意后，可集中保存到文控 中心统一保管三年，但需在标识清楚所属部门、记录名及年份。 4.3.3记录应保存在安全及干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防蛀、 防潮等工作。 4.3.4记录不得随意销毁，过期或失效的记录需经部门主管核实后方能做相 应的处理。 4.4记录的查阅及借阅 4.4.1经记录保存负责人同意，本公司内部相关部门可在记录保存处查阅所 需要的记录，如需要借阅，需经双方负责人同意，进行登记限期归还。 4.4.4记录文件不得随意给非本公司以外部门借阅，如特殊原因需要借阅， 需经部门主管核实后方可借阅，并不能复印及带出本公司。 4.4.3如合同有要求，经部门主管及厂长核实后，记录可供客户或其代表查 阅，记录要带出本厂的只能给复印并在复印件正面右上角签名（发给 客户的出厂检验报表例外）。 4.5 外来记录文件的控制 外来的记录文件（如供应商提供的原材