002文件控制程序.docVIP

湖北金鹏机械有限公司 程 序 文 件文 件 编 号JPQP-002-2009版 本 A第0次修改发布日期：2009.10.20实施日期： 2009.10.20 第  PAGE 5 页 文件控制程序 1 目的 确保在质量管理体系有效运行起作用的各个场合都能使用有效的文件并及时从所有发放场所撤走失效和作废的文件，以防误用。 2 适用范围 适用于公司所选定的与TS16949:2009质量管理体系要求有关的所有文件和资料的控制，也包括外来顾客提供的技术标准和资料的控制。 3 职责 3.1 综合管理部是本程序的归口管理部门。文件的管理职责按下表： 文件类别编制、修订、废止校对或审核批 准文件管理部门质量手册技术质量部管理者代表总经理综合管理部程序文件相关职能部门部长管理者代表综合管理部管理规定相关职能部门部长管理者代表综合管理部技术文件技术具体文件编审栏中规定各部门外来文件各部门（收集）各部门质量记录(表单)相关职能部门-综合管理部各部门分档管理4 工作程序 4.1文件和资料的控制范围和分类 4.1.1公司质量管理体系文件分为一、二、三级和四级； 一级：质量手册； 二级：程序文件； 三级：管理规定及作业文件等体系管理文件； 四级：质量记录。 4.1.2公文性文件； 4.1.3顾客提供资料：包括图样、实物样品、标准、要求等； 4.1.4文件和资料的控制状态分为“受控”和“非受控”两种，质量手册、程序文件、技术性文件及作业指导书等其它体系管理文件受控状态用“受控”章标记，以上文件对于“非受控”则不盖章，各部门必须使用有受控状态标记的文件。公文性文件由总经理或其指定人批准后有效。 4.1.5受控文件和资料发放前，应依据文件是适用性确定发放部门，发放时，领用人应在《文件发放记录表》上签名，《文件发放记录表》上应有以下内容：文件编号、文件名称、版本/状态、发放号码、签收人签字和日期。发放号码依次为总经理01、管代为“02”、市场部“03”、生产部“04”、综合管理部“05”、 技术质量部“06”、财务部“07”等，并在发放文件上注明发放号码。 4.2文件制订、审核、批准和发布 文件按需要由各部门按本程序3.1编制，文件按规定编号，按职责权限进行审核和批准，各单位根据工作需要制定的各种管理规定，如涉及其他部门，必须提交到综合管理部审定后统一下发。 4.3文件和资料的编号 4.3.1质量体系文件编号按下列方式: a）质量手册编号 JP QM - 2009 质量手册编制年号 湖北金鹏机械有限公司质量手册简称 b）程序文件编号 JP QP–001 -2009 发布年号 文件顺序号 湖北金鹏金鹏有限公司程序文件简称 c）三级文件编号 JP WI -020 -2009 发布年号 文件顺序号 支持性文件简称（WI为管理类文件） 湖北金鹏机械有限公司公司 d）质量记录编号 JP QR 001 - 01 质量记录编码 文件顺序号 记录的简称 湖北金鹏机械有限公司 4.4文件和资料的发放 4.4.1文件编制部门确定每种文件的发放范围。技术文件由技术质量部制定技术文件发放明细，按照明细进行发放；其他文件由文件制定部门编制“文件收发记录表”，按照记录表规定的发放范围发放文件。文件发放时加盖“受控”章进行受控，文件接受部门在“文件发放回收记录表”上进行签收。 4.4.2文件的外发 对外发文的质量文件(如：提供顾客、供方以及其他需要发文的外单位)应由收文件的单位签收，文件可不回收，外发文件应加盖“非受控” 章（除非顾客要求提供“受控”文件）