文件回收报废管理规定.docVIP

銀 圖 雅 基 電 器 廠 Silver Plan AK Electronic Appliances Factory 文件回收報廢管理規定 機要等級: □ 絕密 □ 機密 一般 文件類別作業指導書 核 准 審 核 制 訂文件編號SP-WI-HR-DC-002發行版次第A/1版發行日期2009年10月08日總頁數共 2 頁制訂部門文控中心 銀 圖 雅 基 電 器 廠 Silver Plan AK Electronic Appliances Factory 文 件 類 別作業指導書文件編號SP-WI-HR-DC-002生效日期 2009年10月08日文 件 名 稱文件回收報廢管理規定版 次第A/1版頁 碼第1頁，共 2頁制定部門文控中心1.0目的 為確保作廢文件在回收報廢、保留時，得到有效控制，並確保作廢文件的管理符合ISO13485標準要求。 2.0範圍 適用於本廠對作廢文件有關回收、報廢、保留的管理。 3.0權責 3.1 文控中心負責對作廢文件的回收、報廢、保留管理； 3.2 各部門負責對記錄進行管理。 4.0內容 4.1 文件修訂、回收管理： 4.1.1修訂品質手冊、程序文件、指導部門整體運作的作業指導書（如噴油部工作環境控制規范）時，由相關部門需填寫《文件制訂/修訂及廢止申請單》，交系統部、部門最高負責人審核後，並按《文件控制程序》中的權責人員批準；其他三階文件修訂時，不需填寫《文件制訂/修訂及廢止申請單》，由部門最高負責人（或授權人）批準即可。 4.1.2 文控中心接到修訂後的文件時，登記、復制及分發文件修訂後的文件，回收舊版文件，並記錄在《文件發放及回收記錄表》中。 4.1.3 文控中心把舊版原件蓋“作廢”章，歸入作廢文件夾中，舊版副本蓋“作廢”章後進行銷毀處理。作廢文件夾中需建立《作廢文件清單》，需注明作廢日期等。 4.1.4 當外來文件出現更新時，由相關外來文件的管理部門進行更新管理，並記錄在《文件發放及回收記錄表》中。舊版蓋“作廢”章歸入作廢文件夾中，並建立《作廢文件清單》及注明作廢日期等。 4 . 2 作廢文件保留： 4.2.1品質手冊、程序文件、作業指導書、工作指示及作業指示類文件失效後原稿保存三年； 修 改 記 錄次 數日 期版 次內 容1次2009、10、08A/1整版內容銀 圖 雅 基 電 器 廠 Silver Plan AK Electronic Appliances Factory 文 件 類 別作業指導書文件編號SP-WI-HR-DC-002生效日期 2009年10月08日文 件 名 稱文件回收報廢管理規定版 次第 A/1 版頁 碼第 2 頁，共 2 頁制定部門文控中心4.2.2產品（圖紙及技術資料）文件失效後原稿保留： a：產品圖紙、產品規格書、產品流程圖等產品核心文件失效後原稿長期保存； b：涉及到產品安全特性的試驗或實驗相關文件或資料失效後原稿保存15年： c：醫療類產品（如蠟機）其他文件失效後原稿保存5年； d：其他技術性產品文件（如：風筒、風梳、發剪器）失效後原稿保存3年。 4.2.3外來文件失效後原稿保留： a：外來技術性文件失效後原稿長期保存（重要、特殊的設備殷施操作說明書應重點長期保存??； b：醫療類產品（如蠟機）外來文件失效後原稿保存5年； c：其他技術性產品外來文件（如：風筒、風梳、發剪器）失效後原稿保存3年； d：一般外來文件失效後原稿一般保存三年。 4.2.4 記錄按《質量記錄一覽表》中規定的保留時間進行保留。 4.2.5本要求不替代任何政府法律法規要求，規定的保留時間理解為最短的保留時間，如果法律法規或客戶有要求時，依據法律法規或客戶合約要求期限保存。 4.3 文控中心、各部門每年定期對作廢的原件、記錄進行檢查是否還在保留時間內，對已超過4.2規定的保留時間的作廢文件，整理出清單交部門負責人、廠長批準後進行報廢，如果審批人員指示個別已過保留期的文件、記錄還需繼續保留時，文控中主、各部門則把需繼續保留的文件、記錄，歸入作廢文件夾中，繼續保留。 5.0相關檔 無 6.0使用表單 6.1《文件制訂/修訂及廢止申請單》 6.2《文件發放及回收記錄表》 修 改 記 錄次 數日 期版次內 容1次2009、10、08A/1整版內容