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西鐵捷運股份有限公司文件名稱出口作業管理程序制 訂 部 門出口部頁次：第  PAGE 8 頁，共 7頁文件編號QPE-002制 訂 日 期2007/10/01版本/版次：2.0 文 件 修 訂 履 歷 表版本/版次修 訂 日 期修 訂 內 容 核 准審 查制 訂文 件 發 行 章目的： 使客戶委託運送的貨物依據出口作業程序，準時、安全、確實將貨物運送至目的地。 範圍： 受理出口需求、訂艙位、貨物運送及報關、標籤製作與貼標、寄送出口文件及帳單、到貨異常狀況及到貨通知等流程處理。 權責： 出口部：受理出口商出口需求、到貨狀況異常處理、到貨狀況通知。 美亞提單部：訂艙位、製作標籤、製作出口報單。 美亞報關部：貨物資料EDI上傳報關。 美亞運務部：提領貨物、標籤貼附、寄送出口文件及帳單。 定義：無。 流程控制表： 流 程 項 目作 業 內 容權責單位使 用 表 單受理出口商出口需求出口商以電話或E-MAIL通知出口部出貨需求。 對於特殊AGENT要求，出口部必須事先與海外AGENT聯繫，確認出貨需求。 出口部接收出口商出貨文件(Packing List Invoice)。 出口部將出貨狀況登記於【訂位單】，並將【訂位單】傳真至美亞提單部。 出口部填寫【出口文件、派車、報關、綜合審核表】，連同出口商出貨文件，傳真至美亞報關部。 出口部對已確認的出貨需求，填寫【派車單】傳真至美亞運務部，前往出口商處載送貨物。出口部訂位單 出口文件、派車、報關、綜合審核表 派車單 航空公司艙位訂位 (委外流程)美亞提單部收到【訂位單】資料，即與航空公司艙位訂位，並將定位資料填寫於【CARGO MANIFEST】或【DEBIT MEMO】。美亞提單部CARGO MANIFEST DEBIT MEMO出口貨物報關 (委外流程)美亞報關部收到【出口文件、派車、報關、綜合審核表】，連同出口商出貨文件，進行報關作業以及E.D.I.連線。 美亞報關部傳真【出口報單】、【Invoice】、【Packing List】至部分所需要的出口商核對與留底。美亞報關部出口報單 Invoice Packing List派車提貨 (委外流程)美亞運務部收到【派車單】，依照時間約定派車前往出口商提貨。 出口部提供倉儲資料給出口商送貨到美亞運務部的倉儲單位。出口部 美亞運務部派車單標籤製作與貼標 (委外流程)美亞提單部將定完艙位之【CARGO MANIFEST】或【DEBIT MEMO】資料製作並提供美亞運務部。 美亞運務部拿到【LABEL】後黏貼於出口商提供的貨物上。美亞運務部 美亞提單部CARGO MANIFEST DEBIT MEMO LABEL機場磅重、回報重量與進倉放行 (委外流程)美亞機場人員將出口商貨物依照訂定之班機進倉磅重以及放行。 美亞機場人員將磅重之重量回報美亞提單部。美亞機場人員發PRE-ALERT通知海外AGENT (委外流程)美亞提單部將機場回報重量繕打於提單上後將【PRE-ALERT】發送至海外AGENT。 美亞提單部PRE-ALERT寄送文件及帳單給出口商 (委外流程)將所有完成的文件連同帳單核對無誤，交至美亞運務部寄送給出口商完成作業。 美亞運務部海外AGENT到貨狀況異常通知海外AGENT對到貨狀況發現有破損、短溢、淋濕、貨物不相符、分批到貨、標籤錯誤、標籤漏貼、延遲等貨物異常狀況時，出口部接收異常訊息。異常處理依據【異常處理程序】及時處理異常問題。 出口部查詢貨物飛航狀況，查詢狀況通知出口商並回覆海外AGENT。 出口部海外AGENT發POD通知到貨狀況視出口商要求，海外AGENT發POD通知到貨狀況。出口部轉【POD】交出口商。 出口部POD識別與追溯出口運送過程中，【CARGO MANIFEST】、提單(Air Way Bill)、貨物標籤(Label)做為貨物處理狀況識別與貨物識別的主要依據。 貨物已空運出口至海外，若收貨人或海外Agent有需要追溯運送過程，可由海外Agent提出【PRE-ALERT】後，循航空公司艙單(CARGO MANIFEST)、提單製作、報關、派車運送、訂位等過程的相關記錄追溯特定貨物作業過程。 出口部 相關文件： QPE-001 出口合約審查程序 QPR-006 採購管理程序 QPR-009 異常處理程序 7.附件:空運出口流程 空運出口流程作業品質計劃表