檔案應用申請作業流程圖.docVIP

PAGE  PAGE 4 標準書號碼AD02010頁　　次 P 1 / 2修訂處*標準書名稱檔案應用申請作業標準版　　次2.0制定單位文書組目的:規範檔案應用申請作業程序以供執行之依據。 2.範圍:民眾向本校申請閱、抄錄或複製檔案及本校提供應用之相關作業及程序。 3.作業程序 3.1檔案應用申請作業流程如附圖一 3.2 申請應用檔案，有檔案法第十八條、行政程序法第四十六條及行政資訊公開辦法第五條之規定所列情形之一者，本校得拒絕其申請。 3.3 提供應用之檔案，內容含有限制應用之事項者，應依下列方式，僅就其他部分提供之。 檔案可拆卷者，將不宜提供之部分抽離後提供應用。 檔案不可拆卷者，將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。文書組檔案管理人員應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單告知申請人。 3.4 辦理方式：由本校各單位及文書組承辦。 3.5 作業流程：文書組分文→業務單位審核→文書組檢查資料是否正確與符合規定→業務單位通知申請人→文書組準備檔案。 3.5 業務單位： 審核申請檔案應用資料。 訴願爭議時之處理。 檔案複製郵寄服務。 必要時派員會同申請人閱覽。 3.6.文書組： 閱件→收費→還卷歸檔。 檔案應用統計。 3.7 計網中心： 規劃影像閱覽作業以達便民服務。 資訊安全管理。 3.8 檔案開放應用時間：星期一至星期五，上午9時至下午4時，不包括例假日及國定假日。 4.相關法令 4.1檔案法 4.2檔案法施行細則 4.3機密檔案管理辦法 4.4行政程序法 4.5行政資訊公開辦法 5.附件 附圖一檔案應用申請作業流程圖3  標準書號碼AD02010頁　　次 P 2 / 2修 訂處*標準書名稱檔案應用申請作業標準版　　次2.0制定單位文書組附圖一 檔案應用申請作業流程圖 1.法人、團體、事務所或營業所。 2.民眾 查詢檔案目錄 查詢檔案目錄 .tw/ 填寫或列印申請書 .tw/~document/chinese/ 步驟： 業務單位???核 檢查申請書所列檔案資料是否正確。 辦理調案或調閱影像檔 可提供應用與暫無法提供應用部分註記於審核表內 陳請權責長官批示 將審核表擲還文書單位 自收文之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。 申請人應於收受審核通知書之日起30日內至本校應用檔案 退回申請人人 業務單位將是否核准結果通知申請人 檔案應用統計 申請人確認檔案數量無誤於檔案應用簽收單簽收，並依規定應用檔案 申請人持審核通知書及身分證明文件應用檔案 通知繳費費 檔管人員應當場檢視申請人所歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形。 檔管人員於檔案應用簽收單註記還卷，並將一聯交付申請人。 還卷歸檔 收費、開立收據 將收據及複製品寄交申請人（約5個工作日） 檔案閱覽或抄錄 完畢送還檔管人員 收費、開立收據 通訊申請提供郵寄服務 申請人至檔案閱覽室現場閱覽、抄錄或複製檔案 是否現場閱覽 提供閱覽、抄錄或複製檔案 文書組準備檔案 否 是 業務單位審核 還 卷 歸檔 檔 閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案 准駁應用 檔案應用申請 文書組 文書組收文 否 是