邮件合并方法说明.docVIP

PAGE  PAGE 8 WORD邮件合并 一、创建通知单文档 按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上4~5个空行（空行数量视需要而定，后面有用）。 二、选取Excel数据文件 在Word中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了，所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。 三、插入域 回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可。 四、合并到新文档 接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”。 五、格式调整 为了提高处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”编辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样，所有的成绩单便连贯起来，一页可容纳3~4张通知单，中间以空行分隔开（这就是：第一步中在文档末尾加入空行的作用）。 六、数据格式 1 邮件合并后出现小数点数据很长问题：数据源为Excl表，表中数据是一个绝对值数，例如：Excl表中数据分明是311.39，插入域之后查看合并数据却显示为 311.38999999999999 (1) 邮件合并后出现小数点数据很长，就选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右击域《数值》在弹出菜单中选择“切换域代码”，将会显示{MERGEFIED 数值 } (2) 在已经存在的域代码在“数值”两字后面的反括号内输入插入“\#0.00”成 {MERGEFIELD 数值 \#0.00}状（注意是在英文输入格式下）。如果只想保留一位小数点就只输入\#0.0。后右击鼠标选“更新域代码”就可以了 在进行“邮件合并”前，对Excel数据表执行“工具/选项/重新计算”操作，在“工作簿选项”中把“以显示精度为准”前面的勾勾打上。 2 日期格式问题：数据源中日期格式为中文的XX年XX月，例如“2009年2月”，插入域之后查看合并数据却显示为“10/20/2009” (1) 用鼠标右击《日期》在弹出菜单中选“切换域代码”，出现 {MERGEFIELD 日期} (2) 在“日期”两字后插入“\@ yyyy年mm月dd日” 如{MERGEFIELD 日期 \@ yyyy年mm月dd日}状，最后点击“更新域” 七、邮件合并步骤 1 准备一个如图1的EXCEL的数据文件，，注意每列都要有列标题，已备合并邮件的时候你可以清楚的知道分别代表什么。 2 准备一个如图2的WORD文档作为载体。注意请在姓名和金额的地方预留空白。 3 准备工作完成，接下来开始合并，打开上述WORD文档，找到图3邮件合并的按钮。 4 单击按钮，右边会出现邮件合并的边栏。选择“e-mail message”，就是邮件形式。 图1 EXCEL的数据文件 图2 WORD文档 图3 邮件合并的具体按钮位置 图4 邮件合并的邮件形式 5 完成后，点击“下一步”。然后选择“使用当前的文件”，如图5。 图5 6 完成后，点击“下一步”，再点击的“浏览”按钮，找到第1步的EXCEL数据文件。 图6 7 会弹出如图7的对话框，请单击“确定”。接着会弹出如图8的对话框，单击“确定”。 图7 图8 8 点击“下一步”。此时把鼠标点到姓名的预留空白处，点击右边栏的“更多事项”。 图9 9 弹出对话框，选择“姓名“，按insert，就是插入域，如图10所示。 图10 效果如下： _____?姓名?_你好， 10 然后再把鼠标点到金额的预留空白处，也请重复以上的步骤，就是选择“更多事项”，选择“金额”，然后insert。 效果如下： 与会时附赠____?金额?_元的优惠券。 11 完成第9、10步之后，点击“下一步”。预览合并邮件。可以看到不同的人是不同金额，则任务实现了。最后点击“完成合并”。 12 关键的11步完成后，还没完，还要发给别人。请在“下一步”后，点击“发送合并邮件”。当然也可直接打印出来。 注