秘书第三章办公室事务管理概念.ppt

第五章 办公室事务管理;教学目的; 教学重点与难点; 教学重点与难点; 第一节 办公环境管理;;;;;;;;; 办公环境管理;（2）办公室布局的类型 ①封闭式布局。 第一、封闭式布局的含义 是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。;;;; 第一节 办公环境管理;;; 第一节 办公环境管理; 第一节 办公环境管理; 第一节 办公环境管理; 考考你; 第一节 办公环境管理;;;;;;;;;; 第一节 办公环境管理; 第一节 办公环境管理;第一节 办公环境管理; 10.1 办公环境管理; 10.1 办公环境管理; (2) 识别办公室安全隐患;第一节 办公环境管理;隐患记录及处理表;设备故障表;第一节 办公环境管理;相关知识; 技能训练 ; 第二节 学习重点与难点; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 二、约会安排 1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾 ; 第二节 日常安排与管理; 第二节日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 　　 　　　　　　　(重要程度) 　　 B 　　　　　 A 　　 很重要，但不紧急　 很重要，也很紧急　 　　　　 　　　　　 (紧急程度） 　　 D 　　　　 　 C 　 　　 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要　　 　 　 ; 第二节 日常安排与管理; 第二节 日常安排与管理; 第二节日常安排与管理; 技能训练; 第三节 接打电话 ; 案例分析;; 一、 电话管理; 10.3 电话管理; 一、电话管理; 技能训练;技能训练; 技能训练; 一、电话管理;电话记录单; 技能训练; 技能训练; 技能训练; 第一节 电话管理; 相关知识; 技能训练; 第一节 电话管理;(4)电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，则向对方解释、致歉。 (5)通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。; 第一节 电话管理;(4)拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。 (5)电话打通后，若要找的人不在，不能马上就“咔嚓”挂掉电话，这是不礼貌的。 (6)通话结束时应说声“再见”，然后轻轻地放下话筒。 ;第一节 电话管理;第一节 电话管理; 第一节 电话管理; 第一节 电话管理; 第一节 电话管理;第一节 电话管理;第一节 电话管理; 技能训练;情景训练;相关知识; 10.4 学习重点与难点; 一、 印章使用与管理 1、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 ; 第二节 印信管理; 3、印章的保管 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 ＊印章应用专柜保管，使用印章应即取即用即收。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报 或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 ; 第二节 印信管理; 第二节 印信管理;申请 部门; 第二节 印信管理;领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。 原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。; 第二节 印信管理;介绍信使用的程序 ; 用信登记簿; 技能训练; 10.5 学习重点与难点; 10.5. 1.值班工作的主要任务