电子版体系文件管理指导书.docVIP

广东肇庆丰和电器有限公司文件编号VQO006008版本号A批准日期2010-3-5电子版体系文件管理指导书修订号1页次第  PAGE 2 页，共  NUMPAGES 2 页 目的 确保公司体系的正常运行和电子版体系文件的规范管理 ，满足公司体系要求。 适用范围 适用于丰和电器公司所有相关资料的管理 定义 无 职责 工作或职责负责部门体系文件电子版归档各相关部门体系文件电子版修改各相关部门体系文件电子版删除各相关部门体系文件电子版管理和维护财务部温控中心程序细则 各部门在归档文件时,按文件资料控制程序将电子版本和纸版本同时提交给信息中心，须先把体系文件上传到PDM文件管理系统，经过指定的审核程序，此文件由工作区发布到发布区。信心中心按程序进行将文件转化PDF并保存,同时将纸版本下发给相关部门。 5.2各部门在需要修改电子版体系文件时，如果此文件在工作区未经发布并未提交审核，各文件的创建人可以修改；如果文件一经发布，必须经过指定的文件修改审批程序才可以从发布区调回工作区，进行修改。修改后的文件归档和发布按上面程序进行;并根据实际情况进行收回旧版本的文件;。 5.3各个部门在进行更新文件的同时对旧版本文件的处理进行规定, 处理方式主要有;作废, 存档参考两种;信息中心根据相关部门的文件更改通知单上的要求进行对旧文件进行处理; 如参考的:盖参考章并存档,作废的文件,使用碎纸机进行粉碎报废; 各部门在需要删除电子版体系文件时，如果此文件在工作区未经发布并未提交审核，各文件的创建人可以删除；如果文件一经发布，必须经过指定的文件销毁审批程序才可以从发布区调回工作区，进行删除。针对服务器上的PDF版本的电子文件,信息中心进行删除处理,(作为参考作用的旧文件只留纸版本).。 5.4财务部负责PDM系统管理，为各部门使用人设置使用权限，保证文件的安全，不被拷贝，不丢失。PDM系统的存档文件都已进行加密；财务部每天对数据进行备份并带离???公区域。定期对系统文件杀毒--防毒软件,具体系统管理参考计算机管理制度. 6，相关文件 文件和资料控制程序； PDM操作简明指导书； PDM用户管理手册, 计算机管理制度 ７．相关记录 无 编制：潘超庭、丁燕梅 审核：黎志航、李赛力、薛金刚、刘培华、肖雄图、贾雪、岳修富 批准： 王继金