档案管理制度探讨.docVIP

PAGE 28 PAGE 20 河北祥安建筑装饰工程有限公司 档 案 管 理 制 度 二0一五年六月 为加强公司档案管理，维护公司档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作提供必要的信息，特制定本制度。 档案的管理机构 1、公司档案室是公司所有文书结案后的最终保管场所。 2、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。 3、各经办部门或个人视实际需要，经公司总经理、董事长批准可留存影本。 档案的种类 法规性文件。包括政府、行政单位等颁发、需由公司执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。 公司的重大决议。包括由总经理、董事长办公会及其相关行政会议等形 成的文件和会议材料、会议记录等。 计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、项目管理计划、营销计划、财务计划等。 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示等。 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、组织代码证、开户许可证、公司资质证书、安全生产许可证、以及公司产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、题赠性资料。包括公司领导和外部友好领导或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 12、 工程资料。包括公司的每一项目工程管理过程中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。 三、档案管理人员的主要职责： 1、制定或参与制定档案工作的规章制度； 2、对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 3、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作； 4、做好档案向有关机构的移交工作； 5、提高档案管理的水平，并逐步实现档案管理电子化发展。 四、归档管理 公司各部门在规定的归档时间内负责归档文件材料的收集、整理、审定完毕的档案资料交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须完整。 归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。 归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 归档时应把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，注明保管期限。 为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系，系统地反映问题，做到查找方便。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 10、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄 录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 五、归档时间 1、合同：合同签定后3日内，涉及招（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。 2、3日内归档：证件性文书资料、题赠性资料。 3、当月内规档：法规文件、会议决议、计划文件、总结文件、批示文件、汇报文书资料、声像制品资料等。 4、公司人力、行政和财务部按年度归档，应在次年3月底前整理完毕交公司档案室。 5、工程中心应在项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的往来信函和部门会议记录归档。 6、营销中心客户资料及销售合同等文件材料应在产品交付完成后15天内归档。 7、归档编号：XAZS-部门-年-××（例如：XAZS-工程中心-2015-002）， 文件编号：部门-年-×××-×××（例如：工程中心-2015-材料-002） 六、档案的借阅 档案主要公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司董事长批准，可查阅无密级档案。 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资