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什么是邮件合并
邮件合并
邮件合并:在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
1、批量打印信封:按统一的格式,将 HYPERLINK /view/2057578.htm \t _blank 电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬:同上2。
4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。
6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。
7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。
8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。
总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!
Microsoft Office邮件合并的操作方法:
第一步:准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel为例。
下图是一个Excel工作表文件DataSource,里面有一个工作簿录取通知书,工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。
图一
邮件合并图一
第二步:准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件Template,就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。
图二
第三步:邮件合并
打开模板文件template.doc,从工具菜单中依次选择信函和邮件 显示邮件合并工具栏,完毕之
邮件合并图二
后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
图三
下面,step by step,follow me:
1.设置数据源
点击邮件合并工具栏上打开数据源的按钮(图三中第二个),选择DataSource.xls文件,单击打开,然后会再弹出一个选择表格的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿录取通知书,直接点击确定,完成数据源设置。如图四。
2.插入数据域
邮件合并图三
这里,我以插入新生姓名为例。
2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头同学:之前)
2.b 点击邮件合并工具栏上插入域的按钮(图三中黄色圆圈),在弹出的窗口中选择姓名,然后单击插入,如图五:
2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)
重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这
邮件合并图四
个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用黄圈标出):
3.查看合并数据
单击邮件合并工具栏上查看合并数据的按钮(图三中插入Word域右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步:完成合并
到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择合并到新文档(
适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择合并到打印机(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。
下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:
两条记录之间的黑线是 HYPERLINK /view/159980.htm \t _blank 分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。
邮件合并功能非常强大,插入Word域的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印不及格,60和80之间打印及格,80以上打印优秀.这些东西就由各位读者
自行挖掘了,呵呵.
个Word文档怎么进行邮件合并?只???是一
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