PTC031606 如何进行上下级组织沟通.docVIP

第一讲 如何进行上下级组织沟通 一、如何下达指令 企业中正式的沟通通常是由上而下的，这个过程信息约会衰减80%；由下向上沟通，信息容易失真，而且不容易被领导重视；平行交叉式沟通效率会提高。所以，目前很多公司都在运用矩阵式、网络状或者团队式的沟通。 1.沟通前的准备 单位组织中上下级之间沟通前，需要做一些准备和思考，主要包括以下方面： 第一，确定沟通目的，为了手段而忘记根本目的的沟通是毫无意义的； 第二，沟通对象、对方的态度和背景资料； 第三，沟通的时机、内容和方式； 第四，沟通时表达的重点、语气和词句； 第五，沟通的细节是否要求清楚，事实是否求证过，是否要求回绝，具体做什么等。 在沟通之前，要进行慎重的思考，并做好充分的准备。 2.建立畅通的沟通渠道 在企业中，上下级之间要建立畅通的沟通渠道，与部属沟通可以通过早会、例会、面谈、公布、指令、汇报、述职和会议等方式；与上司沟通时可以汇报经营的情报、决策的信息、反映的问题、抱怨和遭遇的困难等，要尽可能争取恰当的时间、地点、方式和机会与上级沟通。此外，畅通的沟通机制也包括企业内跨部门的横向沟通和与外部的沟通。 建立组织中畅通的沟通渠道主要包括以下要诀： 第一，认清目标，全面知己； 第二，推敲意图，准确知彼； 第三，争取天时、地利、人和； 第四，替对方处境而设想； 第五，细心聆听，及时回应； 第六，取得对方认同、承诺； 第七，追踪进度，跟进成效。 3.指令下达的沟通技巧 在企业中下达指令时，为了建立畅通的渠道，常需要一些沟通技巧。 指令下达前应考虑的因素 通常来说，在上级给下级下达指令前要考虑部属的条件、工作的条件和岗位的条件。具体包括下级的能力和技能，工作中的工作量、工作风险、工作标准以及是否与岗位相匹配等。 指令下达的方法 指令下达的方法主要包括以下五种： 吩咐。例如，经理说道：“请将表格打印好，立即用特快专递寄出，对方收到后回复。” 请托。例如，经理说道：“请参照这个案例，周五前拟出一份报告书。” 征询。例如，经理说道：“我觉得这个做法不错，你认为呢？” 暗示。例如，经理说道：“将生产作业区重新规划布置一下，好像可以更有效地利用空间。” 征求。例如，经理说道：“这样暴雨天气需到客户那儿做售后维修，谁愿意去？” 经理运用不同的指令方式表达意思时，下级员工要懂得针对不同方式做出适当的回应。 指令下达的注意事项 当上级直截了当地下达指令时，要照顾对方的感受，同时需要注意以下内容： 第一，避免部属误解信息和意图； 第二，准确、周全、完整地一次下达； 第三，给便签或任务书，立军令状； 第四，要求反馈，确保清晰理解指令； 第五，适当讨论，要求具体行动计划； 第六，激发部属的关切与工作意愿。 第二讲 如何进行高效会议沟通 会议沟通的类型主要包括：共识型、传达型和讨论型三类。 要点提示 会议沟通的主要类型： ① 共识型； ② 传达型； ③ 讨论型。 1.会议沟通的五大要素 会议沟通主要包括五大要素： 议题要和参与开会的人有关 若参与开会的人觉得议题和自身没有关连或者探讨的议题不懂，又或者在自身责权范围以外，则会议将很难使其他员工获得参与感。 选定适当的出席人员 开会要能决定事情，要能产生开会后的影响力，因此出席会议的人，必须对议题有决定权，并且在职务上有权利与义务执行会议的决定。 具备专业的会议主持人 主持人是会议进行的灵魂人物，因此，主持人要能引导发言，控制会场秩序，管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出出席开会人的发言要点、做出结论，主持人能成功地扮演好上述角色，会议才能成功进行。 会前要有充分的准备 会前需要制作会议准备检查表，例如会议主持人自我检查表，包括会议准备时的检查点（准备工作是否到位）、导入议题时的检查点（是否恰当地导入议题）、进行讨论时的检查点（是否有人跑题、超时，是否会争吵、相互指责或者离题万里等）、导出结论时的检查点（引导大家共同地导入结论）。 参与开会人的态度 参与开会人员的态度可以通过以下方面体现： 第一，准时参加开会； 第二，会前要对讨论的议题做充分的准备； 第三，尊重别人的发言权； 第四，要注意倾听别人的意见； 第五，期望会议能得到最好的结论。 2.议题达成的四个阶段 在开会时，常常会而不议，议而不决，决而不行，行而没果，这些都是无效的会议。 通常来说，一个会议得出恰当明确的结论主要包括四个步骤： 导入议题 进入议题讨论前，以准备的资讯说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。 充分发言 主持人要尽量引导大家的意见，包括指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问。 获得一致的结论 在会议中，要去掉大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，让参会人员评估每个意