文书档案整理方法步骤市直.ppt

文书档案整理方法步骤;学习内容; 一、2015版与2000版《归档文件整理规则》的区别;3、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； 4、增加归档文件档号结构要求； （1）档号：归档文件在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合; （2）文书档案档号结构宜为： 全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号 上下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”分开。 如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001。 ;5、将室编件号和馆编件号统一为件号；;6、在附录中增加归档章示例、直角装订法。;直角装订法;7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打印 归档文件目录; 二、云南省档案局文书档案整理新思路; 三、文书档案整理的方法步骤;第一步 收集;第二步 鉴定;第三步 装订;第四步 分类;（一）发文件; 注意： 1、由单位公文管理部门或人员负责归档。 2、发文件应全部归档； 3、机构（问题）栏填写其“发文机关代字”。如：“云档发”、“云档办发”等； 4、同一年度的每种发文件，分别按其发文字号顺序排列，并从“1”开始编制“室编件号”。;例：发文件;例：发文件;（二）办文件; 注意： 1、根据各单位具体管理模式，可由单位公文管理部门集中统一归档，或由承办部门初步整理后，按年度批量归档。 2、机构（问题）栏统一填写“办文件”； 3、同一年度所有办文件按归档时间排列，从“1”开始顺序编写“室编件号”。;例：办文件;例：办文件;例：办文件;（三）批示件; 4、机构（问题）栏统一填写“批示件”； 5、同一年度的批示件按归档时间排序，从“1”开始顺序编制“室编件号”； 6、即使当年度批示件数量较少，也应单独分类整理装盒。 7、如领导仅在某份文件上仅签名表示已阅而无其他意义的，无须归档。;例：批示件;例：批示件;例：批示件;例：批示件;（四）其他; 注意： 1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕即刻向档案室归档。或由部门初步整理后，按年度批量向档案室归档。 2、每份／册为一件； 3、机构（问题）栏统一填“其他”； 4、同一年度归档的“其他”类文件材料，按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室编件号”。;例：其他;例：其他;例：其他;要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发文件、办文件的转换;第五步 排列;第六步 编号（编页）; 1、编号：根据文件的排列顺序给文件编制“室编件号”即：从“1”开始编制流水号。 2、编页：以件为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编写页码。;2015版《规则》归档章式样;*;首页上端空白处;首页上端空白处; 注意：在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1—20号，第2盒从21号开始编起。;第七步 编目;归档文件目录填写式样;归档文件目录封面式样及填写; 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并逐项填写档案盒封面、盒脊和备考表。;文书档案的装盒;; 盒内文件情况说明 盒内第1件第2页原件有破损，第8件原件缺第4页 整理人：李玉芳 年 月 日 检查人：王丽红 年 月 日;第九步 入柜;3、排列方法 （1）期限—年度法 永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……-2013（发、办、批、其）……； 30年：2001-2002-2003-……-2014……； 10年：2001-2002-2003-……-2014……。 ※（2）年度—期限法 2001年：永久（发、办、批、其）+30年（发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）； 2002年：永久+30年+10年； 2003年：永久+30年+10年； ……;齐全完整：平时收集、年终收集、帐外文件收集;首页