信息文书与档案管理档案的整理、保管与统计.ppt

档案的整理、保管与统计;第一节 档案的整理;（一）档案整理的概念 档案整理就是对收集的零散文件材料或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化，建立档案实体秩序，使档案从杂乱到系统、由无序变有序的过程。 （二）档案整理的内容 档案整理内容是：区分全宗、全宗内档案分类、归档文件的整理和编目 （三）档案的分类整理 档案整理的重点是全宗内档案的分类。档案按载体分为纸质档案和特殊载体档案。;1．纸质档案，按门类分为文书（党群、行政类）档案、科技档案、专门档案。 （1）文书档案是机关档案的主体。 （2）专门档案采用专门的分类方法进行分类，如会计档案分为会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资册等类。 （3）科技档案，按科技文件材料的种类分类：如按工程项目分类，以一个基建工程项目的全部科技???件材料为单位进行分类，适用于基建设计、施工单位的科技文件材料的分类；按型号分类，以一种产品和设备的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于产品、设备等科技文件材料的分类；按课题分类，以一个科研课题的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于科学研究、科技文件材料的分类；按时间分类，以记载科技文件材料内容的时间为标准进行分类，一般适用于水文、气象、天文等方面的科技文件材料分类。;2．特殊载体档案，分为声像档案、电子档案、实物档案 （1）声像档案一般分为照片、录音带、录像带等类。 （2）电子档案通常分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等类。 （3）实物档案分为荣誉性实物、失效印章、产品实物等类。荣誉性实物分为可折叠（如奖状、锦旗、证书），不可折叠（如奖杯、奖牌）等类；产品实物档案，按照“产品种类——型号”分类。 ;3．档案分类方案 全宗内档案分类方案，是用文字、字母或数字标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依据。 一个立档单位的档案是由不同职能部门在各项工作中形成的，由于每个单位的工作职能有所不同，其档案也会有不同门类，如一个乡镇机关在职能活动中会形成文书、基建、设备、会计、声像、国土、司法、乡镇规划与建设、实物等各门类不同载体的档案；一个学校在教学、管理等职能活动中会形成党群、行政、教学、科研、会计、人事、基建、设备仪器、外事、出版、声像及实物等各门类的档案。 ;我们把有共同属性的档案分为一类，以一个全宗为单位编制本单位各门类档案的分类大纲，即分类编号方案。各单位应当结合本单位的档案工作实际，编制全宗内档案分类编号方案。例举不同性质单位设定的档案分类类目如下：;（1）管理型单位(机关、管理型企业、社区、村)类目号用英文字母表示：;（2）生产型企业和科技事业单位(生产企业、医院)类目号用阿拉伯数字表示：;（3） 大学、高职院校、中小学、幼儿园（简称学校）分类类目号用拼音字母表示： ;二、文书档案的整理 ;【小资料】;2．立档单位：即全宗的构成者，是形成全宗的独立社会组织或著名人物，一个独立的单位和著名人物就是一个立档单位。立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。 3.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 4.文件的整理：归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章、编制归档文件目录、装盒，使之有序化的过程。 5.案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 ;6.立卷 ：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 7.全宗号：是档案馆给归档单位的代号。 8.档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 9.件号：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件排列顺序的重要标识。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，按保管期限分别编流水号。 ;件号包括室编件号和馆编件号。;（二）文书档案整理要求 1.立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料必须齐全完整，已破损的文件应予托裱，修复，字迹模糊和易退变的文件应予复制。 2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，归档文件上会生锈的金属物应除去，并用细线或其它对纸张无害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。 3.凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。 ;（三）、文书档案整